אגף בכיר שירות

אגף בכיר לשירות הוקם בשנת 2016, עם מינוי סמנכ"לית השירות במשרד, גברת קרן רבי. אגף השירות מנחה את יחידות משרד המשפטים בנושא מתן השירות לציבור וצמצום הבירוקרטיה. האגף פועל לקביעת סטנדרטים למתן השירות בכל הערוצים: קבלת קהל, שירות טלפוני ושירות באינטרנט.

העקרונות המנחים את האגף הינם:

שירות פשוט ומהיר

• קיצור מסע הלקוח בתהליכי השירות השונים.
• דחיית בקשה – מנוהלת כ"אירוע" והיא הזדמנות ללמידה ארגונית.
• יצירת תשתית מקוונת לתהליכי השירות מקצה לקצה.
• הבניית מעטפת תמיכה בלקוחות העושים שימוש בשירותים עצמיים ומקוונים.

 
שירות ברור

• הנגשת המידע על השירותים הניתנים ביחידות השונות בשפת הלקוח, תוך תיאום ציפיות על התהליך.
• הלקוח יתבקש להציג מסמכים ואסמכתאות רק אם אלו אינם נמצאים בידי המדינה.

 
שירות אנושי

• הטמעת תפישות שירות ומיומנויות שירות בקרב נותני השירות ומנהלי השירות.

 
שירות מנוהל ומדיד

• ניהול שירות מבוסס נתונים.
• הבנייה והטמעה של אמנת שירות ארגוני.

 
בין יחידות השירות במשרד ניתן למנות את רשות התאגידים, אגף האפוטרופוס הכללי והכונס הרשמי, הסיוע המשפטי, אגף רישום והסדר מקרקעין, מועצת רואי החשבון, מועצת שמאי המקרקעין, רשם המתווכים, המחלקה לרישוי נוטריונים והמחלקה לרישוי חוקרים פרטים ושירותי שמירה.
אגף השירות מנהל את מוקד השירות והמידע, אתר האינטרנט המשרדי לרבות אתרי היחידות ואת יחידת פניות ותלונות הציבור.
 
מוקד השירות והמידע
מוקד השירות והמידע של משרד המשפטים הוקם בשנת 2010 ומאז נותן שירות טלפוני ומענה לפעילות בק אופיס ל-5 יחידות עיקריות: רשם החברות, הרשם העמותות, הסיוע המשפטי, אגף רישום והסדר מקרקעין ויחידת הרשם לענייני ירושה, ובסה"כ ל-10 יחידות מתוך כלל יחידות  משרד המשפטים. המענה ניתן ללקוחות המשרד המורכבים מאזרחים, עורכי דין, רואי חשבון, נציגי ארגונים שונים (כגון: מנכלים, בעלי מניות ) וכדומה. מטרות המוקד נגזרות ממטרות העל של אגף השירות: מתן מענה שירותי, מקצועי, מהיר, זמין, קצר ופשוט עם דגש על הנגשת המידע על מנת ליצור מוכנות לקוח מלאה לפגישה, להגשת בקשה, למילוי טופס וכדומה.
 
הערוץ האינטרנטי
אתרי האינטרנט של משרד המשפטים מכילים בתוכם מידע שימושי רב ללקוחותיו. ככל שהמידע באתר מלא יותר, כך הוא יוצר מוכנות לקוח מלאה ומצמצם שיחות טלפון ליחידה. כמו כן, אתרי המשרד מאפשרים לבצע פעולות מקוונות ללא צורך להגיע ללשכות. למשל, הגשת בקשה לצו קיום צוואה או צו ירושה באופן מקוון לחלוטין, הגשת בקשה להפקת נסח רישום (טאבו) מפנקסי המקרקעין, עיון מקוון במשכון ועוד. 
 
היחידה לפניות הציבור
היחידה לפניות הציבור, עוסקת במתן מענה לפניות של הציבור, בארץ ובחו"ל, במגוון נושאים הקשורים לפעילות המשרד. היחידה חרתה על דגלה את ערך המצוינות בשירות,  ורואה בכל פנייה שמתקבלת, חלק חשוב וחיוני בהתפתחות המשרד ובהצלחתו, ומתחייבת להעניק לפונים מענה מהיר, אדיב ומקצועי לשביעות רצונם. היחידה מעמידה לנוחיות הפונים מגוון ערוצים המאפשרים קבלת מענה על כל פנייה ופנייה ומשקיעה משאבים רבים על מנת להמשיך ולשפר את חוויית השירות באמצעות הקמת מערכות חדשניות אשר תאפשרנה מתן שירות מתקדם.