חטיבת תפעול ולוגיסטיקה

אגפים ותחומים:

אגף רכש ומכרזים

האגף כולל את היחידות לשכה, תחום רכש, תחום חוזים, תחום מכרזים, תחום הקצאת משאבים ומחלקת הצעות מחיר ודרישות רכש. 

• תחום הרכש מבצע רכש עבור כל יחידות המשרד, בהתאם להוראות התכ"מ והוראות החשכ"ל, באמצעות מערכת המרכב"ה. הרכש כולל ציוד משרדי, ריהוט משרדי, חומרים מתכלים למחשבים, הדפסות, ריהוט, כסאות, התקשרויות שונות הנדרשות לכל יחידות המשרד והתקשרויות עפ"י החלטות ועדת הרכישות והתקשרויות לפי מכרזים מרכזיים בחשכ"ל ועוד.
• תחום החוזים אחראי להקמת התחייבויות חוזיות לרכישת שירותים משקיים כגון: אחזקה, ניקיון, תקשורת, מערכות מתח נמוך, שינוע, שליחים, סבלות והובלות ארצי, הסעות ועוד. כמו כן מטפלת היחידה בכל חוזי ותשלומי הדיור, שכירויות, ארנונה, חשמל מים וכן בכל חוזי רכישת טובין ושירותים הנדרשים לכל יחידות המשרד ועוד..
• תחום המכרזים ממלא שני תפקידים עיקריים. האחד הוא תכלול, ריכוז וניהול כל ועדות המכרזים (יועצים אירגוניים, סקרים, רכישות ותקשוב) המאשרות ליחידות המשרד לבצע התקשרויות עם ספקי טובין ושירותים וזאת בהתאם להוראות חוק חובת המכרזים, הקובע הליך מסודר לביצוע התקשרויות עם ספקים בתחומים שונים, על פי הגדרות מפורטות וכן ייעול וועדות משנה וועדות הכנה. התפקיד העיקרי השני הוא ניהול ותכלול כל תהליכי כתיבת המכרזים מהשלב הראשוני של אישור יציאה למכרז ועד לשלב הסופי של אישור בחירת זוכה. 
• תחום הקצאת משאבים אחראי על כל נושא חניות וחניונים בפריסה הארצית הן מבחינת הקצאת החניות והן מבחינת הקמה וניהול כל ההתקשרויות בנושא. כמו כן התחום מאשר ביצוע עבודות תרגום, תמלול והקלדה, מנהל את כל ההתקשרויות בנושא מקים את ההתחייבויות ומבצע את התשלומים. התחום משמש אחראי ביטוח משרדי, מנהל ומתכלל את כל המשימות הקשורות בנושא, שוטפות ומתפרצות.
• מחלקת הצעות מחיר ודרישות רכש הוקמה על מנת לסייע ולהפחית עומסי עבודה בהיחידות. למחלקה שלושה תהליכי עבודה מרכזיים בהם היא התמקצעה והפכה למומחית: אפיון צרכים, פניה וקבלת הצעות מחיר מספקים, הזנת דרישות היחידות למערכת ה- EBP וטיפול בפניות אמרכלים לגבי תקלות של ספקים.
• יחידת הפיקוח  משמשת כחמ"ל האגף. הלשכה מרכזת ומתאמת את כל ישיבות האגף, לרבות תיאום ישיבות מנהל האגף, מנהלי התחומים, צוותי עבודה, ישיבות וועדות המכרזים, הכנת החומרים לדיונים, ניהול סיכומי ישיבות ועוד. הלשכה אחראית גם על המעקב והבקרה אחר הזמנות, ניהול, בקרה ומעקב אחר תכנית הרכש השנתי, מוקד טלפוני של כל האגף, דרישות רכש וניהול התקשרויות של לשכות הבכירים, ניתוב והפצת דואר נכנס ויוצא של האגף, ניהול הבניין המשותף לאגף ולאגף הכספים, ניהול מחסן הבניין, קניינות המאגר המאוחד, תוכנית עבודה אגפית, סיוע במשימות רוחביות של החטיבה, תחזוקת פורטל האגף, ריכוז קורסים מקצועיים והדרכות מקצועיות שהאגף מעביר ועוד.

אגף לוגיסטיקה

האגף מהווה מערך לוגיסטי מקצועי ותומך הפועל מתוך תפיסה שירותית מכוונת לקוח בכדי לאפשר ליחידות המשרד לממש את ייעודן ולתת מענה מיטבי ורצוף לכל לקוחות המשרד.

האגף נותן מענה לוגיסטי ותפעולי בכל תנאי הפעילות הנדרשים, בשגרה ובחירום, בצורה מיטבית ואיכותית ובאופן הגון ומקצועי תוך עמידה בלוחות זמנים ובכפוף לכללים ולהנחיות.
תפיסת האגף מתבססת על שלושה מדרגים:

• מתן עצמאות תפעולית במודל הקיום ליחידות הקצה.
• מתן מענה מרחבי באמצעות מרכזי התפעול הלוגיסטיים שהוקמו בארבעת המחוזות.
• ניהול מרכזי של משאבים ושירותים רוחביים בדגש על שירותים שתומכים בסביבת הפעולה והעבודה של עובדי המשרד.

האגף שותף להשגת מטרות המשרד, קשוב ומתאים את עצמו לשינויים בסביבתו הארגונית ונמצא בתהליך של שיפור מתמיד באיכות השירות הניתן ליחידות. כמו כן, פועל מתוך ערכים של רמת שירות מצטיינת ומקצועית בכל תחומי הפעילות, מתמקד בראיית הלקוח וצרכיו מחד, ושואף לשיפור ולהתייעלות תפקודיים ותקציביים מאידך. 

האגף נותן שירות בתחומים שונים:

• מענים לוגיסטיים באמצעות המחסנים מרחביים לרווחת לקוחות המשרד 
• אמצעי תקשורת ומולטימדיה לעובדי המשרד 
• כיבודים לפגישות עם אורחי ובאי המשרד
• חלוקת דואר אל/מאת יחידות המשרד אל/מאת הציבור הרחב.
• כמו כן, האגף מסייע בליווי ותכנון פרויקט הקמת מבנה משרד המשפטים בקריית הלאום, אשר יהיה מותאם ללקוחות המשרד הפנימיים והחיצוניים, לקראת, בעת ולאחר האכלוס.

אגף פרויקטים

אגף הפרויקטים אחראי על ניהול ותפעול פרויקטים רוחביים המשיקים לאגפי המטה השונים במשרד המשפטים. האגף אחראי לבחינה ברמה האסטרטגית חלופות שונות לביצוע וליישום פרויקטים, בהתאם לצרכים ולאמצעים הקיימים והצגת המלצות. כמו כן, האגף אחראי על הכנת תכניות עבודה כולל קביעת מטרות, מסגרות תקציביות וחלוקת המשאבים לביצוע. אחריות יצירת מנגנוני מעקב ובקרה של התקדמות הפרויקטים, לרבות תאום בין כל הגורמים השותפים בפרויקט, איסוף נתונים, עדכון לוחות זמנים, איתור בעיות, הובלת פגישות מעקב ועדכון תקופתיות. 

בתקופה הנוכחית, משימת הדגל של האגף היא הובלת המשרד לקראת המעבר למבנה משרד המשפטים בקריית הלאום.

פרויקטים ופעילות מרכזית שעל סדר היום באגף:

• הקמת מבנה משרד המשפטים בקריית הלאום: תכנון, פיתוח וליווי הפרויקט משלב האפיון עד לסיומו. מרכז את עבודת התכנון והביצוע להקמת הבניין. 
• פרויקט מרכב"ה המשרדי: ניהול פרויקט מרכב"ה המשרדי. אחריות תכלול והובלת צוותי עבודה בשינויים מערכתיים, מינהלן הרשאות משרדי, ייעול תהליכים בפרויקטים רוחביים של מערכת התפעול מרכב"ה על כל היבטיה.
• ניהול תחום הרשומות והמידע במשרד המשפטים: ניהול, פיקוח ובקרה אחרי הרשומות והמידע ביחידות המשרד, התאמת מערכות המידע ביחידות המשרד לאגירה וניהול הרשומות, פיקוח ובקרה מקצועית ותקציבית לשירותי הגניזה הניתנים לכלל יחידות המשרד.   
• פרויקט משפטים ירוקים: ניהול סביבתי בר קיימא של משרד המשפטים: ייעול וחסכון מדדי ביצוע סביבתיים של המשרד (התייעלות – חיסכון בעלויות ובהוצאות התפעול).
• פרוגרמות:  אפיון צרכי דיור יחידות המשרד: הכנת מסמכי אפיון להגדרת צרכי דיור של היחידות במשרד לרבות אישור מול גורמי פנים וחוץ (אג"ת, מינהל הדיור).
• הובלת תכנית למתן כלים משפטיים לעורכי דין לעבודה עם אנשים עם מוגבלות: יישום תכנית למתן כלים משפטיים לעורכי דין במשרד המשפטים בעבודה עם אנשים עם מוגבלות (שת"פ עם גו'ינט אשלים ובשיתוף יחידות המשרד).
• ניהול תחום הדואר והשליחויות המשרדי בכלל יחידות המשרד.

אגף נכסים ודיור

אגף א' נכסים ודיור , הינו אגף מטה בחטיבת התפעול והלוגיסטיקה וייעודו הינה לנהל ולפקח באופן אינטגרטיבי (מול כלל אגפי המשרד) על התכנון והביצוע של פרויקטים בתחומי התשתיות במשרד המשפטים הן כאלו המובלים על ידי מנהל הדיור הממשלתי  והן כאלו המבוצעים באופן ישיר ע"י קבלנים שנשכרו ע"י המשרד , היקף התקציב הישיר המנוהל ע"י האגף באופן שוטף הינו כ – 30 מליון ₪ בשנה ואילו התקציב העקיף, הכולל שכירויות, דמי ניהול והוצאות שונות על הנכסים  הינו כ – 200 מיליון ₪   
 

• אחריות על פיקוח התכנון והביצוע של פרויקטים בתחומי התשתיות במשרד המשפטים המובלים על ידי מנהל הדיור הממשלתי ובביצוע עצמי לרבות נגישות, התייעלות, חסכון באנרגיה וקיימות.
• הובלת ופיקוח,  מטעם המשרד, פרויקטי התאמות של משרדים ודיור ע"י יזמים ומשכירים   בהיקף של כ – 12 פרויקטים שונים בשנה.
• ניהול והפעלת ספקים,  יועצים ומתכננים חיצוניים לצרכי תכנון , ניהול ופיקוח על פרויקטים  של בינוי בהיקף של כ – 3 מש"ח בשנה.
• אחריות על הפעלת קבלני שיפוצים וביצוע פרויקטי התאמות, ניהול תקציב של כ – 15-20 מיליון ₪ בשנה.
• ניהול מטריציוני של ממשקים בין כלל גורמי המטה וניהול על תקציב לאמצעים ותשתיות משלימות בהיקף של כ – 10 מש"ח על מנת לעמוד ביעדים  הנדרשים.
• מתן מענה לצרכי הדיור המשנים של יחידות המשרד (גידול בכ"א, ניוד עובדים ועבודה מרחוק).
• טיפול בליקויי שירות ופערים שונים מול משכירים – ככל שמנהלי המרחבים לא מצליחים לטפל באופן ישיר.
• תיאום תכנית עדכון הפרוגרמות (מבנה ארגוני, כ"א ותשתיות נדרשות לדיור) של יחידות המשרד בהתאם לקידום תכנית הדיור.

מחלקת רכב ותחבורה 

מחלקת רכב ותחבורה מופקדת על ניהול מערך התחבורה וניהול צי הרכב לרבות תהליכי תקינה, ניהול ותכנון תקציב רכש להשגת יעדי המשרד לצורך תמיכה ברציפות התפקודית של המשרד בשגרה וחירום.  
תפקידיה המרכזיים של המחלקה כוללים: תכנון יישום, שליטה, פיקוח ובקרה על כלל תחומי האחריות בניהול צי הרכב, ניהול מערך היסעים, ניהול מכרזי רכש בתחום התחבורה, עבודה מול ספקים, איסוף הצעות מחיר, ניהול תקציב, אחריות על משימות לוגיסטיות.

להלן משימותיה המרכזיות:

• מופקדת על תקנון כלי הרכב, גורם מקשר בין וועדת הצמדות במשרד האוצר למשרד ובכלל זה  אחראית על יישום אישור/ הוספה/ שינוי מימוש תקינה.
• מופקדת על ניהול תקציב רכש כלי הרכב והוצאות תפעול ובכלל זה ביטוח, אחזקה, קרן בלאי מנהליות, כבישי אגרה, רישוי, דלק, השכרה והסעות.
• מופקדת על הוצאת הנחיות הנגזרות מהוראות התכ"ם בנושאים הקשורים לתפעול וניהול כלי הרכב. 
• אחראית על בקרה, פיקוח וביצוע השתלמויות נהגים מקצועיים ועובדי משרד בעלי אישור נהיגה ממשלתי.
• גורם מקשר בין ספקים נותני שירות למשרד לרבות - מנהל הרכב, חברות דלק, כבישי אגרה, חברות הסעות חיצוניות, משרד התחבורה, עיריות, רשויות מקומית, חב' השכרה וענבל. 
• אחראית על טיפול (הסבת דוחות, טיפול בדוחות עבר) בדוחות חניה ומשטרה.
• אחראית על הצעות מחיר, כתיבת מכרזים (תחום רכב ותחבורה) וקשר מול נותני שירותי הסעה למשרד.
• אחראית על ניהול מערך ההיסעים לעובדי המשרד ומרצים שמוזמנים למשרד (לפי הוראות התקשי"ר)  - ימי עיון, השתלמות שנתית, שאטלים קבועים וזמניים, מוניות.
• מופקדת על מתן מענה לבכירי המשרד והנחיה מקצועית לנהגים במשרות אמון
• אחראית על טיפולים, תיקונים ומבחני רישוי לכלל הרכבים הצמודים והאיגום במשרד.
• אחראית על שינוע ציוד למשרד בשגרה ובחירום.
• אחראית על העברת חומרים מסווגים (וועדות ביטחוניות, חנינות וכו') של כלל יחידות המשרד בכל הארץ. 
• אחראית על חלוקת דברי דואר ליחידות המשרד ועבודה מול דואר ישראל – שליחת דברי דואר, שיקוף דברי דואר של בכירי המשרד.

אגף טקסים, כנסים והשתלמויות

אגף כנסים, טקסים, השתלמויות וספורט מופקד על הוצאה לפועל של השתלמויות שנתיות, טקסים, כנסים ואירועים משרדיים לכלל יחידות המשרד. כמו כן האגף אמון על תחום הספורט במשרד. האגף מקיים כ- 80 אירועים במהלך השנה. האירועים והפרויקטים הגדולים הם: השתלמות שנתית, יום ספורט, כנס מתמחים "שותפים לדרך", כנס פרקליטות המדינה לדורותיה ועוד.

עיקרי פעילות:

• השתלמויות שנתיות – הוצאת כל עובדי משרד המשפטים להשתלמות שנתית של שלושה ימים (2 לילות) בבית מלון, הפעילות בהתאם להוראות הממונה על ההדרכה והרווחה בשירות במדינה והתקשי"ר.
• כנסים – קיום כנסים מקצועיים וכנסי חשיפה ליחידות ואגפי המשרד - במהלך השנה אנו מקיימים כ- 60 כנסים בהיקפים שונים. 
• טקסים – האגף מקיים כ- 10 טקסים במהלך השנה לדוגמה: טקס עובדים מצטיינים, טקס פורשים, הוקרה למשרתי מילואים ועוד.
• ספורט – האגף אחראי על 11 קבוצות ספורט פעילות לנשים וגברים וכן קבוצות מעורבות, הקבוצות משחקות במסגרת הליגה למקומות עבודה.