אגף תכנון, תאום וארגון

אגף תכנון, תיאום וארגון החל בשנת 2011 בהטמעת תרבות תכנון, בקרה ומדידה במשרד ראש הממשלה.

מאז הקמתו פועל האגף לגיבוש ולשיפור מתמיד של מתודולוגיה השואפת לקיים רצף לוגי בתהליך התכנון משלב גיבוש המטרות האסטרטגיות לתכנון תכניות העבודה השנתיות והרב שנתיות.

אגף תכנון, תיאום וארגון אמון על חיזוק יכולת התכנון האסטרטגי ותהליכי קבלת ההחלטות, על פיתוח תרבות ארגונית מבוססת תהליך תכנון שיטתי ומשמעותי ויצירת תשתית הישגית משותפת באגפי המשרד, על חיזוק יכולת התיאום בין אגפי המשרד והנעתם על פי מדיניות אחידה מבוסס שיח דינאמי למימוש המטרות והיעדים. בתוך כך האגף מנחה ומלווה את מנהלי האגפים בהכנת תכניות העבודה השנתיות והרב שנתיות ועורך מעקב ובקרה שוטפים אחר מימוש החלטות ממשלה שבאחריות המשרד.

כחלק מפועלו אמון האגף על תהליכי שיפור השירות, גיבוש ועדכון התשתיות הארגוניות של המשרד החל בתשתיות הידע הארגוני, ההסדרה של תהליכי העבודה, ועד לריכוז וניהול הוועדות המשרדיות.

האגף מופקד על מספר תחומים במשרד ראש הממשלה:

תכנון מדיניות: משרד ראש הממשלה הוא משרד ייחודי ובפניו אתגרים מקצועיים וארגוניים ייחודיים- הוא מתווה את מדיניות הממשלה המכהנת, בוחן חלופות אסטרטגיות למדיניות, מוביל החלטות על דרכי התמודדות ארוכות טווח ודואג ליישום מוצלח של החלטות הממשלה. 

תהליך תכנון המדיניות של המשרד, כולל גיבוש המטרות והיעדים, הטמעה ושיפור של תרבות ארגונית השואפת לקיים רצף לוגי בתהליך התכנון משלב גיבוש המטרות האסטרטגיות, רתימת שותפים למהלכי שינוי משרדיים, ביסוס ממשקים בתחומי התכנון והמדיניות ברמה הפנים משרדית ומחוצה לו, גיבוש תוכנית  העבודה השנתית והרב שנתית, קביעת מדדי הצלחה שאפתניים ועריכת מעקב ובקרה על מימוש תכניות העבודה וביצוע החלטות ממשלה שבאחריות המשרד. בתוך כך תורם האגף לחיזוק יכולת התיאום בין אגפי המשרד והנעתם על פי מדיניות אחידה מבוסס שיח דינאמי למימוש המטרות והיעדים.

שיפור איכות השירות: אנו רואים בשיפור איכות השירות כלי לשיפור ביצועים של נותני השירות הפנים ארגוני, השירות לאזרח, ומקבלי השירות – בעלי התפקיד במשרד עצמו. האגף אמון על בניה ועיצוב תהליכי שירות פנים וחוץ משרדיים כולל או ממוקד יחידה על פי הצורך. על עיצוב, ליווי והטמעה של תהליכים ומדידה בשיפור השירות, עיצוב תרבות ארגונית ממוקדת שירות לרבות עריכת סדנאות לחיזוק מיומנויות שירות תוך חיבור כל אלה לתוצרים שירותיים. בתוך כך מוביל האגף את תחום נגישות השירות במשרד הכולל הנגשה פיזית לאנשים עם מוגבלות, להגברת המודעות של נותני השירותים ותגבורם באמצעים הטכנולוגים התומכים. רכז הנגישות אחראי על קידום עקרונות השוויון והשילוב הנוגעים למפגש בין אנשים עם מוגבלות לבין משרד ראש הממשלה. 

ניהול המידע והתוכן הארגוני של המשרד: משלב  היצירה, השיתוף, לשם קידום יעדים ארגונים, שיפור ביצועים, יצירת ערך מוסף, ועד פיתוח חדשנות, למידה מהצלחות, הטמעת ידע ויצירת התנאים לשיפור מתמיד בארגון.  במסגרת תפקיד זה על האגף להוביל את מעבר מערכות המשרד לענן נימבוס תוך פיתוח ועדכון מתמיד של הצרכים והמענים בכל הנוגע לניהול התוכן והתהליכים העסקיים של המשרד. ניהול הרשומות והמידע של המשרד מלשכת רה"מ ועד ליחידות המנהל והשירות, על מנת להביא למימוש שיטתי של כלל הפעולות על המידע הקיים לרבות המידע הדיגיטאלי משלב היצירה, הערכה, סיווג, תחזוקה, הנגשה, אחזור ועד לשלב ביעורו ו/או העברתו לארכוב. הניהול כולל את כלל הפעולות הנדרשות כדי לשמור על שלמות, מהימנות, מקוריות, וההקשר שבו נוצר המידע ושימושן בארגון ולהפוך את התוכן הגלום בו לזמין ותומך בפעילות השוטפת, המנהלית והמשפטית של המשרד.

תיאום וסנכרון: האגף מטמיע מנגנונים ארגונים וניהוליים, מגבש תשתיות ארגוניות, החל בתשתיות הידע הארגוני, הסדרה של תהליכי העבודה, ריכוז וניהול הוועדות המשרדיות, תוך קידום מעורבות ושיתוף פעולה בין הגורמים השונים בארגון, לשם הובלת היוזמות להצלחה ארגונית משותפת. בתוך כך, בעלי התפקיד בו אמונים על אבחון תהליכים פנים-ארגוניים ושיפורם לרבות הקניית כלים להתנהלות תקינה, למיסוד שגרות עבודה המנוהלות והמבוצעות ע"י יחידות המשרד לרבות באמצעות רגולציה פנים משרדית.

ועדת השמות הממשלתית: זו ועדה מדעית ציבורית שחברים בה אנשי מדע מתחומים שונים: מדעי הטבע, היסטוריונים גיאוגרפים, ארכיאולוגים, אנשי מקרא ולשון עברית וערבית, נציגי משרדי ממשלה ומשרדים אחרים : משרד ראש הממשלה, משרד הפנים, משרד התחבורה והבטיחות בדרכים, משרד הבינוי והשיכון (המרכז למיפוי ישראל), הקרן הקיימת לישראל ורשות הטבע והגנים. הוועדה פועלת באמצעות שלוש ועדות משנה: ועדה גיאוגרפית, ועדה היסטורית וועדה לשמות ישובים. מטרתה העליונה של הוועדה לקבוע שמות עבריים ככל הניתן במפות ישראל. החלטות הוועדה מתקבלות במליאתה ומתפרסמות ב"רשומות".

המערך הממשלתי למפוני חרבות ברזל: האסון והטבח שפקד את מדינת ישראל ביום 7.10.2023 ומלחמת 'חרבות ברזל' שפרצה בעקבותיו, אופיינו בסדרי גודל והיקפים משמעותיים בשלל תחומים. משפחות וקהילות פונו מבתיהן ונדרשו להתנהל במצב חירום, בסביבה מורכבת ושונה ממה שהיו מורגלים אליה, בה פועלים גורמים רבים. הצבתם של תושבי קווי העימות בכ-350 מלונות ברחבי הארץ (להלן: אתרי המפונים), אילץ את הממשלה למצא את הפתרונות והמענים לכלל צרכיהם של התושבים המפונים, להעמיק ולהרחיב את הנוכחות הממשלתית באתרי המפונים ולהחזיר את תחושת האמון שאבדה בגופי הממשלה.  

המערך הממשלתי הוקם במשרד ראש הממשלה באגף תכנון, תיאום וארגון ובשיתוף אגפי המטה חברתי-כלכלי, על מנת לתכלל מענה ממשלתי שיטתי וסדור לכלל המפונים. מטרתו לסנכרן את עבודת משרדי הממשלה באתרי המפונים ולוודא כי המענה הממשלתי ניתן לכלל המפונים באופן מלא, לאתר פערים ולטפל בהם, לאתר חסמים ולפתור אותם, לפתור מחלוקות בין גורמי הטיפול ככל שעולים וכדומה.

המערך הממשלתי החל לפעול מיום שני 23.10.2023. משימתו הוגדרה כמשימה לאומית- הפגנת נוכחות של כתובת ממשלתית בכירה ומקצועית בשטח לשם מתן מענה לצרכי המפונים, זיהוי צרכים של הרשויות הקולטות והנקלטות, סנכרון פעולות הגורמים הממשלתיים והחזרת אמון התושבים בגופי הממשל. לשם כך, פעל המערך לשילוב המאמצים של משרדי הממשלה והרשויות המקומיות, בכל הקשור בטיפול בתושבים המפונים באתרי המפונים.