חובת הודעה לרשות להגנת הפרטיות על מאגר מידע

תיקון מס' 13 לחוק הגנת הפרטיות התשמ"א–1981 (להלן בהתאמה – התיקון ו- החוק) קובע הבחנה רגולטורית בין שני סוגי מאגרי מידע: מאגרי מידע החייבים ברישום, ומאגרי מידע שאינם חייבים ברישום אך כוללים מידע אישי בעל רגישות מיוחדת בהיקפים משמעותיים. 

חובת ההודעה לרשות 

מאגר מידע הכולל מידע בעל רגישות מיוחדת, ומספר נושאי המידע לגביהם קיים מידע כאמור עולה על 100,000, מחויב בעל השליטה במאגר:

• להודיע לרשות,  בתוך 30 ימים מהיום שבו התקיים התנאי, על קיום המאגר ופרטיו;
• להעביר לרשות העתק ממסמך הגדרות המאגר, שעריכתו נדרשת לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז–2017;
• לעדכן את הרשות בכל שינוי בפרטים הקיימים או בהפסקת פעילות המאגר.

אופן הגשת ההודעה

הודעה לרשות להגנת הפרטיות תוגש באמצעות הטופס המקוון הזמין באתר הרשות להגנת הפרטיות.

פרטי ההודעה:

ההודעה לרשות להגנת הפרטיות צריכה לכלול את המידע הבא:

1. שם המאגר. 
2. פרטים מלאים של בעל השליטה במאגר. 
3. פרטי יצירת קשר עם המנהל הכללי או הגורם שהוסמך על ידו. 
4. במידה וקיים ממונה הגנת הפרטיות למאגר המידע – פרטי ממונה הגנת הפרטיות, דרכי ההתקשרות, ותאריך מינויו. 
5. המועד בו מספר בני האדם שיש על אודותיהם מידע בעל רגישות מיוחד במאגר עלה על 100,000. 
6. עותק עדכני של מסמך הגדרות המאגר בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז- 2017.

יודגש, כי עצם הגשת ההודעה לרשות אינה מהווה אישור או הבעת עמדה מצד הרשות באשר לתקינות ההודעה או לעמידתה בדרישות הדין, וכן אינה מהווה אישור על עמידת מאגר המידע בחובות המוטלות עליו מכוח החוק והתקנות .

איך להודיע לרשות?

• באמצעות מילוי הטופס המקוון.

הערות:

לפי הוראת המעבר הקבועה בסעיף 76(א) לחוק הגנת הפרטיות (תיקון מס' 13), התשפ"ד – 2024, מאגר מידע שלפני כניסתו לתוקף של תיקון 13 היה רשום בפנקס מאגרי מידע, ימשיך להיות רשום במרשם אף אם לפי הוראות סעיף 8א לחוק כבר לא חלה עליו חובת רישום -  אלא אם כן הודיע בעל השליטה במאגר לרשות שלא מתקיימת לגבי המאגר חובת רישום; הודיע בעל השליטה כאמור, תמחק הרשות את מאגר המידע מהמרשם . 

הרשות מבקשת להדגיש כי מאגר מידע הממשיך להיות רשום במרשם רק מכוח הוראת המעבר כאמור, על אף שחובת הרישום כבר לא חלה עליו – איננו פטור מחובת ההודעה לרשות לפי סעיף 8א(ב) לחוק.