דיווח של מתקן איכסון תיירותי על אירוח מפונים במסגרת מלחמת חרבות ברזל

בעקבות מלחמת חרבות ברזל, המטה המשותף של משרד התיירות, משרד הפנים ורח"ל, קיבלו את האחריות על פינוי אוכלוסיות מיישובים מסוימים ( המטה המשותף). בדף זה מפורט תהליך העבודה, ומצורפים טפסי הדיווח שמתקני האכסון נדרשים למלא. 

• מתקני אכסון מלונאיים שקיבלו על עצמם את תנאי ההסכם הרלוונטי להם – המופיעים למטה בקובץ: "הסכם מתקני אכסון מלונאים".
• מתקני אכסון אחודים, לרבות אכסניות נוער, מעונות סטודנטים, מדרשות, ישיבות, אולפנות, דירות בקיבוצים, חאנים ובתי ספר שדה, שקיבלו על עצמם את תנאי ההסכם - כמופיע למטה בקובץ "הסכם מתקני אכסון אחודים".
• דירות אירוח או מתקני אכסון כפריים (צימרים)או וילות - שקיבלו על עצמם את תנאי ההסכם הרלוונטי להם – בקובץ "הסכם דירות, צימרים, וילות".
• גופים ספציפיים שאיתם המשרד חתם על הסכם פרטני לפי צורך ספציפי שעלה. 

• במכתבו של חשב המשרד המופיע למטה בקובץ "העברת מקל למשרד התיירות", ניתן למצוא פירוט של תאריך תחילת הזכאות לאירוח בהתאם ליישוב המקור של כל מפונה – תאריך התחלתי כללי, וכן התאריך שבו האחריות לתשלום עברה למשרד התיירות.
• מכיוון שלאורך הדרך פורסמו הודעות שונות בנושא, מובהר כי האחריות לתשלום עבור מפונים משדרות ומהמועצה האזורית אשכול הועברה למשרד התיירות החל מיום 2.11.2023 (לפי מכתב חשב משרד התיירות בקובץ להורדה בתחתית עמוד זה). 
• מטבע הדברים, מועד סיום הזכאות משתנה מעת לעת בהתאם להחלטות הממשלה בנושא. נכון להיום, בכלל היישובים המופיעים במכתב, הזכאות לאירוח הוארכה עד ליום 29.2.2024. זאת, חוץ מהאוכלוסיות הספציפיות שזכאיות לפינוי מאשקלון, שתקופת הפינוי שלה הסתיימה ביום 29.11.2023.
• לידיעתכם, החלטת ממשלה 1193 קובעת כי החל מיום 1.1.2024, מפונים בטווח 4-7 ק"מ מרצועת עזה, המשתייכים למועצות האזוריות חוף אשקלון, שער הנגב ושדות נגב (רשימת היישובים מפורטת בנספח א' להחלטת ממשלה מס'  988 מיום 23.10.2023), תושבי יד מרדכי ותושבי העיר שדרות, אינם זכאים לשוב ולהתארח במתקני אכסון שבהסדר עם המדינה אם הם מקבלים מענק אכלוס עצמאי/מענק חזרה. 
• יצוין כי החלטת ממשלה מס' 1193 מיום 29.12.2023 הסמיכה את שר הביטחון לקצר את תקופת הזכאות (ביחס לתקופה האמורה לעיל).  

• כלל מתקני האכסון מחולקים לקטגוריות לפי הקבוצות הבאות, כך שכל מתקן אכסון נדרש לחתום על ההסכם הרלוונטי לקטגוריה שלו. לפניכם פירוט הקטגוריות:
  • מתקני אכסון מלונאיים - הסכם  מופיע למטה ("הסכם מתקני אכסון מלונאים"). מתקן אכסון מלונאי נדרש לחתום על נספח ג' להסכם.
  • דירות אירוח או מתקני אכסון כפריים (צימרים) או וילות - הסכם  בקובץ "הסכם דירות, צימרים, וילות".
  • גופים ספציפיים שאיתם המשרד חתם על הסכם פרטני לפי צורך ספציפי שעלה. 
  • מי שאינם עונים להגדרות דירות אירוח, צימרים או בתי מלון צריכים לפנות למשרד התיירות להסדרה פרטנית של ההסכם עימם.
• כל מתקן אכסון צריך לחתום באופן נפרד, גם אם הוא חלק מרשת.

3. את ההסכם החתום יש לטעון בטופס רישום מתקן אכסון לאירוח מפונים. טעינת ההסכם החתום על ידי מתקן האכסון לא מהווה אישור התקשרות עם המשרד. 

4. רק לאחר קבלת אישור מהמשרד על אישור ההתקשרות עם מתקן האכסון מסתיים הליך הסדרת ההתקשרות עם המשרד, שהוא תנאי לתשלום המשרד עבור שהיית מפונים. יצויין כי במסגרת אישור זה יועבר לספק גם "מספר ספק במרכב"ה" אשר ישמש את מתקן האכסון לזיהוי מול המשרד בהמשך התהליך.
 

5. קליטת מפונים תיעשה באופן הבא: 

• קליטה בדירות אירוח או מתקני אכסון כפריים או וילות – לפני כל קליטה פרטנית, יש לשלוח למייל [email protected] את המסמכים הבאים:
  • ספחי תעודת זהות של האורחים שאותם מבוקש לקלוט (אשר מצביעים על מגורים ביישוב שמפונה במימון המדינה).
  • הצהרה חתומה על ידי כל אחד מהאורחים. ההצהרה מצורפת מטה כנספח ג' להסכם "דירות, צימרים, וילות" אשר מופיע למטה.
  • פירוט של פרטי האורחים שצפויים להיקלט. 

קליטה בפועל תיעשה רק לאחר קבלת אישור ממייל זה.

• כל מתקן אכסון אחר – קליטה תתבצע רק לאחר קבלת הפניה של אורחים על ידי חמ"ל משרד התיירות (מלבד גופים שבהסכם הפרטניים עמם נכתב אחרת).

• גופים שכבר עבדו עם המשרד בתקופות קודמות, נדרשים גם הם לשלוח למשרד את ההסכם החתום באמצעות הטופס, ולוודא קבלת אישור על הסדרת ההתקשרות.
• כמו כן, גופים  נדרשים להקפיד על מילוי "מספר ספק מרכב"ה" באופן מדויק בטופס, כדי לוודא רציפות של כלל הנתונים שכבר דווחו עד למועד זה.

לשימושכם – מספר החברה הפרטית (הח"פ) של משרד התיירות הוא 500102876.

עדכון נספח ב' להסכם לאירוח מפונים במתקני אכסון כפריים ודירות אירוח (הסכם דירות, צימרים, וילות) – פירוט של מתקן האכסון הכפרי או דירות אירוח

בעל מתקן אכסון כפרי (צימרים) או דירות אירוח יהיה רשאי להוסיף יחידות אירוח (במתקן אכסון כפרי) או דירות אירוח להסכם ביום ה-15 וה-30 בחודש בלבד.

הוספת יחידות האירוח או דירות האירוח תיעשה בכפוף לקבלת כל האסמכתאות הבאות במלואן:

1. שליחת קובץ אקסל בתצורה זהה לטבלה בנספח ב' להסכם, שיכלול את פירוט יחידות האירוח או דירות האירוח שנוספו. לנוחיותכם נספח ב' להסכם מצורף מטה.

2. צירוף "טופס הצהרה – החלפת ספק". יובהר, כי מי שאמור לחתום על סעיף א' לטופס ההצהרה הוא בעל יחידת האירוח או דירת האירוח שמבקש להוסיף את יחידתו או דירתו להסכם בין משרד התיירות לבין הספק המאושר. מי שאמור לחתום על סעיף ב' לטופס ההצהרה הוא הספק המאושר החתום על הסכם אירוח עם משרד התיירות. מי שאמור לחתום על סעיף ג' לטופס ההצהרה אלה המפונים עצמם והספק עימו הסתיימה ההתקשרות או בעל הדירה. לנוחיותכם טופס הצהרה – החלפת ספק מצורף מטה.

את האסמכתאות לעיל יש לשלוח לכתובת הדוא"ל [email protected].

יודגש כי אסמכתאות שלא ימולאו במלואן, בחתימות ידניות, לא יכובדו והבקשה להוספת יחידת אירוח או דירת אירוח תידחה.

• לאור הארכת תקופת הזכאות לפינוי במימון המדינה, כאמור לעיל, משרד התיירות החליט לממש את אופציית הארכת ההסכמים שקבועה בהגדרת "תקופת ההסכם", ובהוראות סעיף 3.1 בהסכמים לאירוח מפונים (בהסכם למתקני אכסון מלונאיים, למתקני אכסון אחודים ולמתקני אכסון כפריים (צימרים)/דירות אירוח (לרבות וילות).
• בהתאם לכך, תקופת ההסכם העדכנית היא עד ליום 29.2.2024.
• יובהר כי הארכת ההסכמים היא לכלל הגופים החתומים על ההסכמים הנ"ל וכבר קיבלו אישור לכך ממשרד התיירות במהלך חודש ינואר 2024, למעט גופים ספציפיים שקיבלו הודעה ספציפית על כך שהמשרד אינו מאריך את ההתקשרות עמם כמפורט להלן.  
• בהתייחס לגופים שטרם חתמו על ההסכמים הנ"ל, יובהר כי ניתן עוד להצטרף להסכמים כמפורט בפרק "הסדרת ההתקשרות עם משרד התיירות - גופים חדשים" להלן.

גופים שהמשרד לא האריך איתם התקשרו

ביום 31.12.2023 הסתיים ההסכם בין חברת "פלא פארק בע"מ" לבין משרד התיירות.

נוכח תלונות שהגיעו למשרד התיירות, בנוגע לדיווחים שהועברו למשרד התיירות, הודיע משרד התיירות לחברת "פלא פארק בע"מ" כי הוא מקפיא בשלב זה את העברת התשלומים לחברה עד לסיום בירור בנושא, ובמסגרת זו התבקשה החברה להמציא למשרד אסמכתאות בקשר עם הדיווחים שהועברו אליו. לשם כך יידרש שיתוף פעולה גם של בעלי הנכסים בהם שוהים המפונים.

הפרטים שהתבקשו מחברת פלא פארק הינם:

1. פרטי הגוף המארח (שם הגוף, מספר עוסק של הגוף, שם איש קשר מטעם הגוף, טלפון וכתובת מייל של איש הקשר), ולצידו פירוט של כלל האורחים שהתארחו אצלו בפועל, תוך פירוט של תאריכי השהייה של כל אורח.
2. טופס הצהרת אורח בהתאם לנספח ג' להסכם (כנדרש בסעיף 3.7 להסכם "דירות, צימרים, וילות"  המצורף מטה, "הסכם לאירוח מפונים במתקני אכסון כפריים ודירות אירוח", להלן – "ההסכם"), וכן טופס שהיה על בעל מתקן האירוח להחתים את המפונים במעמד הצ'ק – אאוט, המפרט את פרטי המפונה, תאריכי השהיה בהם שהה המפונה במתקן האירוח, לרבות שעת העזיבה, וכן העתק של תצלום תעודת הזהות של המפונים (כנדרש בסעיף 3.12 להסכם). 

עם קבלת הפרטים, משרד התיירות יפעל לערוך בירור מהיר ככל שניתן בקשר עם הדיווחים שהועברו, שלאחריו יבחן את העברת התשלומים.

עוד נבקש לציין, כי בעלי מתקני האכסון השונים או נציגיהם יכולים לחתום ישירות על הסכם עם משרד התיירות ובלבד שמי שחתום מול משרד התיירות מאגד או בבעלותו לפחות 11 דירות אירוח (או וילות)/11 יחידות אירוח במתקן אכסון כפרי (צימרים). ההנחיות להצטרפות להסכם עם משרד התיירות מופיעות תחת הפרק "הסדרת ההתקשרות עם משרד התיירות - גופים חדשים".

ככל שמשרד התיירות לא יקבל אסמכתאות כפי שביקש וככל שהאסמכתאות לא יאפשרו העברת כספים לחברת פלא פארק, בין השאר, על מנת שיכבדו את ההסכמים עם בעלי מתקני האירוח, האחרונים יכולים לשקול למצות זכויותיהם ישירות מול חברת פלא פארק בכל אמצעי חוקי, לרבות באמצעות פניה לערכאות משפטיות. אין באמור משום ייעוץ משפטי או תחליף לייעוץ משפטי.

הנחיות לבעלי דירות שהתקשרו עם חברת פלא פארק בע"מ לתקופה שהחל מיום 1.1.2024:

1. בעלי הדירות לא יוכלו לקבל תשלום מחברת פלא פארק בע"מ בגין אירוח מפונים החל מיום 1.1.2024. 
2. בעלי הדירות רשאים להתקשר ישירות מול משרד התיירות, בכפוף לתנאי ההסכם הרלוונטי (ראו בקישור לעיל), או להתקשר עם ספק אחר שמאושר על ידי משרד התיירות – בהתאם לסוג מתקן האכסון.
3. בעלי דירות שרישומיהם במערכת משרד התיירות עדיין מופיעים תחת "פלא פארק בע"מ" נדרשים להסדיר את הדיווחים באופן הבא: 
   1. יש לבצע צ'ק אאוט מיום 1.1.2024. כדי לבצע את הצ'ק אאוט יש למלא את טופס העזיבה המצורף מטה. יודגש כי בעל הדירה והמפונים נדרשים לחתום בעצמם, ידנית, על גביי הטופס ויש למלא את כל הפרטים הדרושים בטופס. יש לציין בשעת העזיבה מועד קודם לשעה 14:00. טפסים שלא ימולאו כנדרש לא יכובדו.
   2. את טופס הצ'ק אאוט החתום יש לשלוח לכתובת הדוא"ל [email protected] . לאחר בדיקת הטפסים, וככל שיימצאו תקינים, יעודכן מועד הצ'ק אאוט במערכת "יחד".
   3. על בעל הדירה לפעול להסדרת הרישומים בגין התקופה שהחל מיום 1.1.2024 באמצעות התקשרות ישירה עם משרד התיירות (בכפוף לתנאי ההסכם), התאגדות או התקשרות עם ספק. מודגש, בעל דירה שלא יסדיר את ההתקשרות לא יוכל לקבל תשלום בגין אירוח. 

1. בהתאם להסכמים המופיעים למטה, על בעלי מתקן האכסון, או מי מטעמם, להבהיר למפונים במעמד קליטתם במתקן האכסון על שעת העזיבה המחויבת (check-out):

• בימי חול שעת העזיבה המחויבת (check out) היא בשעה 14:00. 
• בשבתות שעת העזיבה המחויבת (check out) תהיה שעה אחרי צאת השבת.
• בעלי מתקן האכסון חייבים למסור למפונים בזמן עזיבתם, אישור על עזיבתם את מתקן האכסון בציון זמן העזיבה כולל השעה. 
• טופס האישור מופיע בתחתית העמוד תחת הכותרת "אסמכתא למפונה בגין צ'ק אאוט".

1. באחריות מתקן האכסון לוודא שמצבת האורחים המלאה שלו מעודכנת בכל עת במערכת "יחד":

• כל מתקני האכסון נדרשים להשלים פערים לגבי מצבת המפונים שפונו אליהם, אם ישנם עוד פערים.
• כמו כן, כל קליטה חדשה וכל צ'ק אין שמבוצע, יש להזין למערכת באופן שוטף.
• לתשומת לבכם, החל מאמצע חודש פברואר 2024, תיחסם האפשרות לדווח על קליטות שנעשו יותר מ-3 ימים קודם למועד הדיווח. על מתקני האירוח להיערך לכך. 

      2. כדי לקבל הרשאות למערכת "יחד", יש למלא את הפרטים בטופס פתיחת פנייה:

• מתן ההרשאות אינו אוטומטי אחרי מילוי הטופס, ויש לקחת בחשבון שיטופל בהקדם על ידי גורם אנושי בתוך ימים ספורים ממועד הגשת הבקשה. לאחר מכן תימסר למשתמשים הודעה.

       לידיעתכם: בשלב זה ניתנות הרשאות לנציג אחד בכל מתקן אכסון.

      3. הנחיות הכניסה והשימוש במערכת (לאחר קבלת הרשאות) מפורטות בקישור הבא: פורטל דיווחים של מתקני מפונים על אורחים במתקני אכסון.

      4. מ-15.12.2023, התשלומים למתקני האכסון ייעשו באמצעות הצלבת החשבוניות למידע הקיים במערכת:

• המשרד ישלם רק עבור לינות עם תיעוד תקין במערכת.
• חשוב מאד להשלים את הדיווח באופן שוטף ובהקדם האפשרי,  כמפורט במכתב חשב המשרד המופיע למטה בקובץ: "דגשים בעניין חשבוניות".

הדיווחים בגין אירוח מפונים במערכת יחד מתבצעים אך ורק ע"י נציגי מתקני האכסון ובאחריותם.
* מתקני האכסון נדרשים לנהל את הרשומות במערכת באופן שוטף ולהקפיד על רישום צ'ק אאוט בזמן.
* ככל והרכב החדר משתנה ויש על כך  אישור מחמ"ל משרד התיירות, יש לבצע צ'ק אאוט לרשומה הקיימת ולהקים רשומה חדשה עם התעריף החדש.
* באפשרות המתקנים להקים רשומות חדשות בטווח של עד 7 ימים בלבד.
* לאחר הקמת רשומה ע"י מתקן האכסון, טרם קבלת תשלום על ידי משרד התיירות, ניתן לערוך חלק מהשדות או למחוק את הרשומה.
* מרגע שמבוצע תשלום בגין רשומה, נרשם עדכון חשב לאותו יום, הרשומה ננעלת ואין למתקן האכסון אפשרות לערוך אותה - למעט הזנה של תאריך צ'ק אאוט ככל שלא הוזן עדיין.

עבור מקרים חריגים בהם המתקן צריך לעדכן רשומות במערכת ואין באפשרותו מכיוון שהרשומה נעולה או כי עברו יותר מ- 7 ימים, יש להגיש בקשה בטופס מקוון בקשה לעדכון רשומות במערכת יחד.

רק בקשות שיוגשו על גבי הטופס יטופלו.

העדכונים יבוצעו ע"י המשרד על פי  העקרונות הבאים:

ראשית, יובהר כי באחריות המלון להקים רשומות חדשות עם כל הפרטים של המפונה ולהזין את התאריכים שהמערכת מאפשרת.

1.   עדכון תאריך צ'ק אאוט:
•    אסמכתא נדרשת: טופס צ'ק אאוט חתום ע"י גורם מוסמך מהמלון בצירוף הסבר מפורט.
•    במידה ומדובר בעדכון לתאריך מאוחר ממה שמופיע ברשומה יש להקים רשומה חדשה עם התאריכים שהמערכת מאפשרת ולשלוח בקשה לתיקון תאריכים.

2.   עדכון תאריך צ'ק אין:
•    אסמכתא נדרשת: אישור חמ"ל עבור התאריך המבוקש/טופס צ'ק אאוט מהמלון הקודם.
•    במידה ומדובר בעדכון צ'ק אין לתאריך אחורה ממה שמופיע ברשומה יש להקים רשומה חדשה עם התאריכים שהמערכת מאפשרת ולשלוח בקשה לתיקון תאריכים.

3.   עדכון אחר:
•    יש לרשום הסבר מפורט ולצרף אסמכתאות ככל שניתן.

שימו לב!
א.    במקרים בהם מדובר במספר רב של רשומות יש לצרף קובץ אקסל.
ב.    במקרים בהם נדרש לפצל רשומה, על המלון להקים רשומה נוספת ולשלוח את הבקשה עבור תאריכים לשתי הרשומות.
ג.     במידה והעדכונים יצרו תשלום הפרשים ו/או קיזוז, התשלום הבא של המתקן יהיה בתהליך של יישור קו (בדיקת זכאות מצטברת). אין להגיש חשבונית זיכוי נפרדת.
ד.    במידה ומדובר בעדכונים עבור רשומות או תאריכים  שעדיין לא שולמו, התשלום יתבצע בתחשיב השוטף הבא.

האחריות על הדיווחים והבקשות לשינויים הינה באחריות המלון, ביצוע השינוי אינו מהווה אסמכתא לאישור הרשומה או לתקינותה. הבדיקות הרלבנטיות מתבצעות בתהליך בדיקת החשבוניות.

1. ככלל דרישות תשלום שוטפות יוגשו ב-1 וב-15 לכל חודש קלנדרי.
2. במהלך החודשים ינואר-פברואר 2024 בוצע יישור קו מול כלל מתקני האכסון בסיוע רו"ח מטעם המשרד: 
   1. גופים שעד ליום 1.2.2024 לא סיימו את התהליך - יישור הקו ייעשה עד ליום 1.2.2024, והחשבונית שתוגש בסיום ההליך תכלול את הלינות עד למועד זה. חשבוניות בגין תקופה מאוחרת יותר יוגשו רק לאחר סיום הליך יישור הקו, וזאת באמצעות הליך העבודה השוטף המתואר להלן.
   2. גופים שסיימו את ההליך טרם ה-1.2.2024 - החל מה-1.2.2024 יגישו את החשבוניות באמצעות הליך העבודה השוטף המתואר להלן. 
   3. גופים שההסכם שלהם עם משרד התיירות החל אחרי ה-14.1.2024- יגישו את החשבוניות רק באמצעות הליך העבודה השוטף (מבלי להידרש להליך יישור קו בסיוע רואי החשבון).
3. בתחתית עמוד זה, ישנו כלי עזר אקסלי שכותרתו "כלי עזר לביצוע התחשבות ליום 1.2.2024 וכן ליום 15.2.2024". יש להוריד את הקובץ, ולעקוב באופן מדוקדק אחר ההנחיות המפורטות בגיליון ההנחיות בו. 
4. יצוין כי במקרה של רשומה שסטאטוס הבדיקה בגינה הוא "לא תקין" (עמודה AV בגיליון "הזנת נתוני מערכת יחד" באקסל), ואשר בגינה יש למתקן האכסון אסמכתא בהתאם לנדרש ביחס לרשומה הנ"ל כמפורט בעמודה CJ באותו גיליון, ניתן לתקן באופן ידני את סטאטוס הבדיקה ל"תקין" בעמודה AV, ובכך יעודכן הסכום המחושב לתשלום. את האסמכתא הנ"ל יש להעלות יחד עם החשבונית בקישור הייעודי. צוותי הבדיקה של החשבוניות יבחנו את האסמכתא, ובכפוף לאישורה יבצעו את התחשיב על סמך ההבנה שמדובר ברשומה תקינה. 
5. הגשת החשבונית עצמה, כמו גם האסמכתאות ככל שנדרשות, תיעשה בקישור ייעודי אשר מצוי גם הוא בגיליון ההנחיות שבקובץ האקסל. שימו לב שבקישור של החשבונית יש לצרף את האקסל המלא, על מנת שיהיה ניתן להתחקות אחרי הפערים ככל שיהיו. 
6. לתשומת ליבכם, קובץ האקסל מכיל בתוכו נוסחאות מורכבות שנועדו לאפשר שימוש יעיל ופשוט.  
   1. ככל שישנם פערים בין האקסל לבין המחוייבות ההסכמית מול הגופים, ההסכם גובר. 
   2. האקסל אינו נעול לעריכה, על מנת להקל על הגופים לעשות בו שימוש ככלי עבודה. יש להיזהר שלא לעשות בטעות שינוי מתודלוגי באופן החישוב.