דיווח של מתקן איכסון תיירותי על אירוח מפונים במסגרת מלחמת חרבות ברזל

בעקבות מלחמת חרבות ברזל, המטה המשותף של משרד התיירות, משרד הפנים, ורח"ל, קיבלו את האחריות על פינוי אוכלוסיות מיישובים מסוימים (להלן – המטה המשותף). בדף זה מפורט תהליך העבודה, וכן מצורפים טפסי הדיווח שמתקני האכסון נדרשים למלא. 

מי יכול להגיש את הדיווח

1. מתקני אכסון מלונאיים שקיבלו על עצמם את תנאי ההסכם הרלוונטי להם – המצ"ב מטה תחת הכותרת תחת הכותרת: "הסכם מתקני אכסון מלונאים".
2. מתקני אכסון אחודים, לרבות אכסניות נוער, מעונות סטודנטים, מדרשות, ישיבות, אולפנות, דירות בקיבוצים, חאנים ובתי ספר שדה, שקיבלו על עצמם את תנאי ההסכם - כמצ"ב מטה תחת הכותרת "הסכם מתקני אכסון אחודים".
3. דירות אירוח/מתקני אכסון כפריים (צימרים)/וילות - שקיבלו על עצמם את תנאי ההסכם הרלוונטי להם – כמצ"ב מטה תחת הכותרת "הסכם דירות, צימרים, וילות".
4. גופים ספציפיים שאיתם המשרד חתם על הסכם פרטני לפי צורך ספציפי שעלה. 

מועדי הזכאות לאירוח, לפי יישובים

במכתבו של חשב המשרד אשר מצורף מטה תחת הכותרת "העברת מקל למשרד התיירות", ניתן למצוא פירוט של תאריך תחילת הזכאות לאירוח בהתאם ליישוב המקור של כל מפונה – תאריך התחלתי כללי, וכן התאריך שבו האחריות לתשלום עברה למשרד התיירות.

מכיוון שלאורך הדרך פורסמו הודעות שונות בנושא, מובהר כי האחריות לתשלום בגין מפונים משדרות ומהמועצה האזורית אשכול הועברה למשרד התיירות החל מיום 2.11.2023 (בהתאם לאמור במכתב חשב משרד התיירות המצ"ב כקובץ להורדה בתחתית עמוד זה). 

מטבע הדברים, מועד סיום הזכאות משתנה מעת לעת בהתאם להחלטות הממשלה בנושא. נכון למועד זה , בכלל היישובים המופיעים במכתב הנ"ל, הזכאות לאירוח הוארכה עד ליום 31.12.2023 . זאת, למעט האוכלוסיות הספציפיות שזכאיות לפינוי מאשקלון, אשר בהתייחס אליהן החלטת הממשלה אישרה הארכה של תקופה הזכאות עד ליום 29.11.2023 בלבד.

הסדרת ההתקשרות עם משרד התיירות – החל מיום 1.12.2023

1. כלל ההתקשרויות הקיימות בין המשרד לבין מתקנים לאירוח מפונים, מסתיימות ביום 30.11.2023.
2. בהתאם, כל מתקן שמעוניין להסדיר את ההתקשרות לאחר מועד זה (בין אם כבר סיפק למשרד שירותים, ובין אם לא), נדרש לחתום על הסכם התקשרות חדש עם המשרד. יובהר, כי כל מתקן אכסון צריך לחתום באופן נפרד גם אם הוא חלק מרשת.
3. כלל מתקני האכסון מחולקים לקטגוריות לפי הקבוצות שלהלן כך שכל מתקן אכסון נדרש לחתום על ההסכם הרלוונטי לקטגוריה שלו. פירוט הקטגוריות מפורט להן:
   1. מתקני אכסון מלונאיים - הסכם המצ"ב מטה תחת הכותרת תחת הכותרת: "הסכם מתקני אכסון מלונאים". מתקן אכסון מלונאי נדרש לחתום על נספח ג להסכם.
   2. מתקני אכסון אחודים, לרבות אכסניות נוער, מעונות סטודנטים, מדרשות, ישיבות, אולפנות, דירות בקיבוצים, חאנים ובתי ספר שדה - הסכם שמצ"ב מטה תחת הכותרת "הסכם מתקני אכסון אחודים".
   3. דירות אירוח/מתקני אכסון כפריים (צימרים)/וילות - הסכם שמצ"ב מטה תחת הכותרת "הסכם דירות, צימרים, וילות".
   4. גופים ספציפיים שאיתם המשרד חתם על הסכם פרטני לפי צורך ספציפי שעלה. 
4.  את ההסכם החתום יש לטעון בטופס רישום מתקן אכסון לאירוח מפונים (מתקני אכסון שעוד לא אושרו כספקים בתקופות קודמות יידרשו לטעון גם מסמכים נוספים הנדרשים לצורך פתיחת ספק). אין בטעינת ההסכם החתום על ידי מתקן האכסון להוות אישור התקשרות עם המשרד ביחס לתקופה שהחל מיום 1.12.2023.
5. רק לאחר קבלת אישור מהמשרד על אישור ההתקשרות עם מתקן האכסון לתקופה שמיום 1.12.2023 עד 31.12.2023, מסתיים הליך הסדרת ההתקשרות עם המשרד, שהינו תנאי לתשלום המשרד בגין שהיית מפונים.
   יחד עם זאת, משרד התיירות יכבד וישלם עבור שהייתם של מפונים זכאים שכבר שוהים במתקני האכסון שהוכרו כספק מאושר במערכת של משרד התיירות, ויחתמו על ההסכם/הנספח החדש עם משרד התיירות, גם אם הם יקבלו בפועל את האישור החדש כספק מאושר עד ליום 7.12.2023. האמור בכפוף לכך, שמתקן האכסון שחתם על ההסכם/נספח עומד בכל התנאים והדרישות של משרד התיירות בהתאם להסכמים החדשים.

   יובהר כי מתקן אכסון שטרם הוקם ואושר כספק במערכת של משרד התיירות לא רשאי לקלוט מפונים עד לקבלת אישור המשרד על כך שנקלט כספק מאושר בהתאם לדרישות ההסכם.

6. בהמשך לכך קליטת מפונים תיעשה באופן הבא: 
   1. קליטה בדירות אירוח/מתקני אכסון כפריים/וילות – בטרם נעשית כל קליטה פרטנית, יש לשלוח למייל [email protected] את המסמכים הבאים. קליטה בפועל תיעשה רק לאחר קבלת אישור ממייל זה.
      • ספחי תעודת זהות של האורחים שאותם מבוקש לקלוט (אשר מצביעים על מגורים ביישוב שמפונה במימון המדינה).
      • הצהרה חתומה על ידי כל אחד מהאורחים. ההצהרה מצורפת מטה כנספח ג' להסכם "דירות, צימרים, וילות" אשר מצ"ב מטה.
      • פירוט של פרטי האורחים שצפוים להיקלט. 
   2. כל מתקן אכסון אחר – קליטה תיעשה רק לאחר קבלת הפניה של אורחים על ידי חמ"ל משרד התיירות (למעט גופים שבהסכם הפרטניים עמם נכתב אחרת)
7. יודגש – גופים שכבר עבדו עם המשרד בתקופות קודמות, נדרשים גם הם לשלוח למשרד את ההסכם החתום באמצעות הטופס, ולוודא קבלת אישור על הסדרת ההתקשרות. כמו כן, גופים כאמור נדרשים להקפיד על מילוי "מספר ספק מרכב"ה" באופן מדוייק בטופס, על מנת לוודא רציפות של כלל הנתונים שכבר דווחו עד למועד זה. 
8. לשימושכם – מספר הח"פ של משרד התיירות הינו:500102876

מועד עזיבת מתקן אכסון ואסמכתא למפונה

1. בהתאם להסכמים מטה, על בעל מתקן האכסון, או מי מטעמו, להבהיר למפונה במעמד קליטתו במתקן האכסון, על שעת העזיבה המחויבת (check-out).
2. בימי חול שעת העזיבה המחויבת (check out) היא בשעה 14:00.  בשבתות שעת העזיבה המחויבת (check out) תהיה שעה אחרי צאת השבת.
3. על בעל מתקן האכסון מוטלת חובה למסור למפונה, בעת עזיבתו, אסמכתא המאשרת את עזיבתו ממתקן האכסון בציון מועד העזיבה לרבות השעה. 
4. טופס אסמכתא לעניין זה מצורף מטה תחת הכותרת "אסמכתא למפונה בגין צ'ק אאוט".

פירוט הליך הדיווח השוטף

1. באחריות מתקן האכסון לוודא שמצבת האורחים המלאה שלו מעודכנת בכל עת במערכת "יחד". בפרט, כלל מתקני האכסון נדרשים להשלים פערים ביחס למצבת המפונים שפונו אליהם, ככל שישנם עוד פערים. כמו כן, כל קליטה חדשה, וכל צ'ק אין שמבוצע, יש להזין למערכת באופן שוטף.
2. על מנת לקבל הרשאות למערכת יחד, יש למלא את הפרטים בטופס בקשת ההרשאות.
   מובהר כי מתן ההרשאות אינו אוטומטי אחרי מילוי הטופס, כך שיש לקחת בחשבון שהנושא יטופל בהקדם על ידי גורם אנושי בתוך ימים ספורים ממועד הגשת הבקשה, ולאחר מכן תימסר למשתמש הודעה. לידיעתכם בשלב זה ניתנות הרשאות לנציג אחד בכל מתקן אכסון.
3. מודגש כי החל מיום 15.12.2023, התשלומים למתקני האכסון ייעשו באמצעות הצלבת החשבוניות למידע הקיים במערכת, כך שהמשרד ישלם רק בגין לינות שיש לגביהן תיעוד תקין במערכת. משכך יש חשיבות רבה להשלמת הדיווח באופן שוטף ובהקדם האפשרי. זאת כמפורט במכתבו של חשב המשרד שמצורף מטה תחת הכותרת "דגשים בעניין חשבוניות". 
    

הליך הגשת חשבוניות

1. דרישות תשלום שוטפות יוגשו ב-1 וב-15 לכל חודש קלנדרי. החשבונית הבאה תוגש ביום 1.12.2023. 
2. החשבונית תוגש בהתאם לדגשים ולהנחיות במכתב של חשב המשרד שמצורף מטה תחת הכותרת "דגשים בעניין חשבוניות". אנא עשו מאמץ וקראו את הדגשים, והקפידו לצמצם את הטעויות בהגשה – באופן שיקל על המשרד את מלאכת הבדיקה, ויאפשר זירוז של התשלומים. 
3. בפרט יצויין שאת החשבוניות יש להגיש בטפסי דיווח נפרדים בהתאם לאמור להלן. יוסבר כי להלן מופיעים 4 קישורים נפרדים לטפסי דיווח שונים, וכל מתקן אכסון נדרש להגיש את הדיווח בקישורים השונים – כל אחד בהתאם לרלוונטיות שלו:
   1. דרישת תשלום שנייה  – טופס דיווח אחד (שאליו תצורף חשבונית אחת) בגין עלות השהייה בפועל של מפונים בתקופה שמיום 15.11.2023 ועד ליום 30.11.2023. בדיווח דרישת תשלום שנייה אין לכלול דרישות תשלום הנוגעות לנון שואו, להתאמות בגין תקופות קודמות ולעלות השהייה של אורחים שפונו מהעיר אשקלון. על מנת לייעל את התהליך, מצ"ב בתחתית העמוד קובץ להורדה בשם "כלי עזר לחישוב זכאות לתשלום בדרישת התשלום השנייה". היעזרו בו על מנת לדייק את אופן ההגשה של החשבונית.
   2. דרישת תשלום לרכיבים נלווים לתשלום השני – טופס דיווח אחד (שאליו תצורף חשבונית אחת או שתיים לפי הצורך בכל מתקן אכסון ספציפי) ובו יגישו חשבוניות נפרדות בגין הרכיבים הבאים:
      • נון שואו למתקני אכסון מלונאיים בלבד, למעט נון שואו הנוגע לאורחים שפונו מאשקלון. על מנת לייעל את התהליך, מצ"ב בתחתית העמוד קובץ להורדה בשם "כלי עזר לחישוב זכאות לתשלום מסוג נון שואו". היעזרו בו על מנת לדייק את אופן ההגשה של החשבונית, וטענו את האקסל הממולא בשדה הרלוונטי שבו הוא נדרש בקובץ המקוון.
      • התאמות נדרשות (לחובה או לזכות) בגין סכומים שנדרשו במסגרת חשבונית קודמת שהוגשה למשרד וכבר שולמה.
      • קישור לטעינת החשבונית. 
   3. דרישת תשלום בגין שהייה של אורחים שפונו מאשקלון – טופס דיווח אחד (שאליו תצורף חשבונית אחת) בגין עלות השהייה של מפונים מאשקלון בתקופה שמיום 15.11.2023 ועד ליום 30.11.2023, לרבות דיווח על נון שואו של אורחים מאשקלון ככל ונדרש.
   4. דרישת תשלום ראשונה – ככל שיש מתקני אכסון שעדיין לא הגישו חשבוניות בגין התקופה שעד ליום 14.11.2023 – יש לעשות זאת באמצעות טופס הדיווח הייעודי שכבר היה זמין לדיווח בעבר. קישור לטעינת החשבונית.
4. בהתאם להסכמים, המשרד מחוייב לתשלום בתוך 45 ימים ממועד הגשת החשבונית. יחד עם זאת, אנו עושים מאמצים לסיים עם הבדיקות, ולשחרר את הכספים בקצב מהיר ככל שניתן.  
5. לנוחיתכם, מפורטת להלן המדיניות בגין תשלומי נון שואו, עבור מתקני אכסון מלונאיים בלבד, מאז תחילת תקופת הפינויים במימון משרד התיירות:
   1. מתקן אכסון מלונאי שהמטה המשותף הודיע לו על שיבוץ אורחים בהיקף מסוים ביום 20.10.23, והם לא הגיעו בפועל – יצרף תצהיר לעניין זה בנוסח המצ"ב, וכן אסמכתא כתובה במידה ויש בידיו. התשלום יבוצע בגין 2 לילות (20-21.10.23), כך ש-40% מהכמות תהיה לפי תעריף מבוגר, ו-60% מהכמות תהיה לפי תעריף ילד בחדר הורים. 
   2. מתקן אכסון מלונאי שהמטה המשותף הודיע לו על שיבוץ אורחים בהיקף מסוים ביום 21/22.10.23, והם לא הגיעו בפועל – יצרף תצהיר לעניין זה בנוסח המצ"ב, וכן אסמכתאות כתובות ככל שיש בידיו. התשלום יבוצע בגין לילה אחד בלבד, כך ש-40% מהכמות תהיה לפי תעריף מבוגר, ו-60% מהכמות תהיה לפי תעריף ילד בחדר הורים.
   3. מתקן אכסון מלונאי שהמטה המשותף הודיע לו על שיבוץ אורחים בהיקף מסוים החל מיום 23.10.23, יקבל תשלום עבור לילה אחד בלבד, לפי התעריף של האורחים ששובצו בפועל, וזאת רק בכפוף לצירוף אסמכתא על השיבוץ כאמור.