טקס ואורחים רשמיים

ראש הטקס הוא גם ראש הטקס בענייני החוץ של מדינת ישראל. הוא כפוף לשר החוץ ומונחה על ידי ועדת השרים לענייני סמלים וטקסים בכל הנוגע לטקסים ממלכתיים.

ראש הטקס מופקד ואחראי על ארגון ותיאום של הטקסים הרשמיים הקשורים לאישים רשמיים ממדינות זרות כגון ראשי מדינות, ראשי ממשלות, שרי חוץ ושרים אחרים (בהתאם לנסיבות) בביקורים בישראל. הוא מתאם עם הלשכות ועם המשרדים הנוגעים בדבר את ביצוע האירועים והטקסים. הדבר אמור ביחס לביקוריהם הרשמיים בחוץ לארץ של נשיא המדינה, ראש הממשלה ושר החוץ.

מתוקף תפקידו הוא מייעץ למשרדי הממשלה ולרשויות שלטון אחרות בנושאים טקסיים.

במישור הדיפלומטי, אחראי ראש הטקס לקיום קשר בלתי אמצעי עם ראשי הנציגויות הדיפלומטיות והקונסולריות ועם עובדיהם וכן עם הנציגויות המיוחדות של מוסדות בינלאומיים. הוא דואג להרגשתם הטובה בישראל ומתאם בנושאים הקשורים לתפקידי הסגל הדיפלומטי, לשלומם, לזכויותיהם המיוחדות ולחסינותם – על בסיס ההדדיות. הוא מקבל ומתדרך את השגרירים החדשים, מסדיר את טקס הגשת כתב האמנתם לנשיא המדינה ונפרד מהם עם סיום שירותם בישראל.

ראש הטקס מופקד על פרסום הרשימה הדיפלומטית ועל הנפקת תעודות מיוחדות לסגל הדיפלומטי, הקונסולרי והמינהלי של הנציגויות הזרות ושל המוסדות הבינלאומיים. הוא מטפל בכל סוגיה הקשורה לסגל הדיפלומטי.

בחטיבת הטקס ארבע מחלקות והן:

א.  טקס;

ב.  אורחים רשמיים (מאו"ר);

ג.  ניסוח ותרגום;

ד.  מינהל ותקציב.

מחלקת הטקס מטפלת בנושאים הבאים וממונה עליהם:

א.  אחראיות על הכנת הטקסים בביקורי ראשי מדינה, ראשי ממשלה, שרי חוץ ופמליותיהם בישראל;

ב.  טיפול בהכנת כתבי האמנה לשגרירי ישראל המתמנים לחוץ לארץ;

ג.  ארגון טקסי הגשת כתב האמנתם של שגרירים זרים בישראל;

ד.  טיפול בכתבי מינוי של קונסולים זרים בישראל וקונסולים של ישראל בחוץ לארץ;

ה.  אישור מינוי קונסולי כבוד של מדינות זרות בישראל והענקת תעודת קיום מינוי;

ו.  טיפול בחסינויות ובזכויות הדיפלומטים  בנציגויות הזרות ובעובדיהן;

ז.  הנפקת תעודות זהות מיוחדות לדיפלומטים, דאגה לאישורי כניסה לנתב"ג, פטור ממכס על מכוניות הדיפלומטים ולוחיות זיהוי לבנות;

ח.  שיגור מברקי ברכה לנשיאים, לראשי משלות ולשרי חוץ בשם הנשיא, ראש הממשלה ושר החוץ, לחגים לאומיים ולרגל מינויים ממלכתיים חדשים;

ט.  מתן ייעוץ למשרדי ממשלה ולגורמים ממלכתיים אחרים.

המחלקה לאורחים רשמיים (מאו"ר) אחראית על הטיפול בביקורי משלחות ואורחים רשמיים של מדינת ישראל, המוזמנים על ידי נשיא המדינה, ראש הממשלה, יושב ראשהכנסת, משרד החוץ ומשרדי הממשלה האחרים, בהתאם לנסיבות, ועל תיאום תכניות הביקור.

המחלקה לניסוח ותרגום נותנת שירותי ניסוח ותרגום באנגלית, בצרפתית ובספרדית (ומתאמת תרגום בשפות אחרות) לכל מחלקות המשרד, ובכללן:

א.  איגרות רשמיות;

ב.  התכתבות עם הציבור;

ג.  הסכמי תרבות ומדע;

ד.  ניירות עמדה מדינית;

ה.  ניירות הסברה והודעות לתקשורת;

ו.  נאומים מדיניים;

ז.  קורות חיים ועוד.

תחומי הפעולה של המחלקה למינהל ותקציב הם:

א.  אחריות על כל הארגון והלוגיסטיקה הכרוכה בביקורי משלחות אורחים רשמיים של מדינת ישראל ועל עבודת החטיבה;

ב.  ריכוז תקציבי האירוח של אגפי המשרד והכנת הצעות תקציב פרטניות לביקורים;

ג.  עריכת הסכמים עם בתי מלון ועם מסעדות והזמנת רכב ומלונות;

ד.  ביצוע תשלומים, התחשבנות עם משרדי ממשלה בנוגע לביקורי משלחות ואורחים, מעקב ושמירה על מסגרת התקציב;

ה.  טיפול בהחזרי ממ ערך מוסף לדיפלומטים הזרים בארץ.

נוסף לתפקיד המחלקה בתחום אורחים רשמיים היא מטפלת גם בנושאים אחרים כמפורט להלן:

א.  הזמנת ארוחות במסעדות לעובדי המשרד המארחים בעלי תפקידים שונים שאינם אורחים רשמיים;

ב.  תשלום הוצאות מחלקת הטקס בכל הקשור לקבלות פנים ופרידה של שגרירים זרים בישראל;

ג.  תשלומים עבור משלוח זרי פרחים בחגים הלאומיים של המדינות הזרות;

ד.  הוצאות עבור טקסים של הגשת כתבי האמנה, עבור צלם המתעד את הטקס ועבור כתיבה קליגראפית בספר האורחים בבית הנשיא.