שאלות ותשובות בעבודת הנוטריון - חלק א'
המידע המוצג אינו מהווה יעוץ משפטי ו/או תחליף ליעוץ משפטי.
לא ניתן לעשות אימות של מסמך בעניין של עצמו, שכן סעיף 10 לחוק הנוטריונים, תשל"ו - 1976 קובע כי לא ישתמש נוטריון בסמכות מסמכויותיו בעניין של עצמ.
תקנות הנוטריונים, תשל"ז- 1977 מתייחסות בנפרד לחתימה של אדם פרטי (טופס1) ובנפרד לחתימה בשם אחר (טופס 2).
ניתן לצרף את הניסוח של אימות חתימה רגיל לטופס של אימות חתימה בשם אחר, כך שיהיה ברור מי חותם, מה אופן הוכחת זהותו ובשם מי הוא חותם.
ניתן לאגד באותו מסמך נוטריוני אימות חתימה של כמה מסמכים ע"י אותו אדם.
יש לפרט בטופס כי האדם חתם על מסמכים המסומנים א', ב', ג' וכו' ולציין על הנספחים את מספרם.
בטופס מס' 1 טופס אימות חתימה, ישנם שני תאריכים שעל הנוטריון למלא: היום בו חתם הלקוח מייפה הכח, והתאריך בו אישר הנוטריון את החתימה. הכלל הוא כי הפעולה הנוטריונית והחתימה יתבצע באותו מועד.
רק במקרים מיוחדים, בהם לא ניתן לעשות כן, כמו במקרה של חתימת הלקוח מחוץ למשרד או מתן שירות בחו"ל, יישא האישור שני מועדים- את מועד החתימה של הלקוח ואת מועד הוצאת האישור הנוטריוני.
המספור של הטופס יינתן במועד הוצאת האישור הנוטריוני, למרות שנחתם עוד קודם לכן.
על הנוטריון לעשות תרשומת בעניין הסיבה לפער בין המועדים ולשמור אותה אצלו.
בטופס מספר 7 "אישור תרגום", על הנוטריון לציין האם המסמך שאותו מתרגמים הוא המקור או העתק וכדומה. משכך, ניתן לתרגם מסמך שהינו צילום.
הפעולה של אימות חתימה היא פעולה נוטריונית וחלה על הנוטריון החובה לוודא כי הלקוח מבין על מה הוא חותם ולצורך כך נדרש הנוטריון להבין את המסמך במהותו.
אשר על כן, נדרש תרגום שיהא מצורף לאישור הנוטריוני, יחד עם תצהיר המתורגמן.
יש שתי אפשרויות של תרגום מסמכים בפני נוטריון:
- כאשר הנוטריון מבין את השפות ומתרגם במדויק את המסמך, (לתשומת הלב כי ניתן להיעזר בשירותי תרגום, לבדוק את התרגום מול המסמך בשפה הזרה, ולציין על הטופס כי הנוטריון בדק את נכונותו בעצמו), הטופס הנדרש הוא טופס 7 "אישור תרגום". השכר הנגבה הינו בהתאם לקבוע בתקנה 3(א) לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט- 1978.
במקרה זה אין צורך בתצהיר מתרגם.
- כאשר הנוטריון אינו מבין את שפת המסמך הזר והוא נעזר בשירותי מתרגם חיצוני, אז הטופס הנדרש הוא טופס 9 "אישור הצהרה". השכר הנגבה הינו בהתאם לקבוע בתקנה 6 לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט- 1978 ותשלום למתרגם.
זו הצהרה של המתרגם ואיננה אישור תרגום של הנוטריון.
ניתן לאשר את נכונות התרגום לגבי מספר מסמכים באישור אחד. באישור יש להבהיר במדויק מהו התרגום שמאשר איזה מסמך, ולציין כל אחד באות או במספר. השכר עבור התרגום ייגבה עבור כל מסמך לחוד ולא כביכול מדובר במסמך אחד.
יש צורך בהבנת המסמך על מנת לאשר העתק שלו.
סעיף 12 לחוק הנוטריונים, תשל"ו – 1976, מציין כי: "לא יאשר נוטריון שמסמך פלוני הוא העתק נכון מהמקור, אלא אם המקור הוצג לפניו והוא השווה זה אל זה ומצאם שווים."
תקנה 7(א) לתקנות דורשת כי נוטריון לא ייתן אישור לגבי מסמך שנערך בשפה שאינה ידועה לו אלא אם הוא מלווה בתרגום.
ישנם שיקולים שונים לגבי החיוב של הנוטריון להבין את תוכן המסמך, ובהם;
• על הנוטריון להכיר את השפה כדי שלא ייווצר מצב של אישור מסמך שאינו חוקי מבחינת התוכן.
• על הנוטריון להיות מסוגל לקרוא את המקור ואת ההעתק על מנת להשוות ביניהם (כמובן יש לבצע את הצילום במשרדו של הנוטריון).
• על הנוטריון לדעת באיזו שפה מדובר, לצורך השלמת טופס מס' 7, הדורש להשלים את שם השפה. באם הנוטריון אינו מכיר את השפה, לעיתים גם לא יידע באיזו שפה מדובר.
אולם, אם רוב המסמך כתוב בשפה המובנת לנוטריון והכיתוב בשפה שאינה מוכרת לו הוא טפל למסמך, נראה כי ניתן יהיה לתת אישור העתק נכון מהמקור.
יש לנקוט במשנה זהירות כאשר ניתן אישור במקרה זה, כגון: צילום ההעתק במשרדי הנוטריון, תרגום במקרים מתאימים ואף אי עריכת האישור במקרים מסוימים.
כמובן, האמור מדובר רק במסמך של אישור העתק. בכל מקרה אחר יש צורך בהבנת המסמך ע"י תרגום.
אם מדובר במסמך שאישור של חלק ממנו אינו מטעה, כגון העתק של מספר דפים מדרכון, או העתק של מספר מסמכים מתוך מספר רב יותר של מסמכים, ניתן לתת אישור העתק לגבי חלק מהמסמך.
במקרה כזה יש לציין בשולי אישור ההעתק, כהערה, כי ההעתק הינו של מסמך זה או אחר, אשר הינו חלק ממסמכים אחרים הכרוכים יחדיו.
למשל: "המסמך הינו עמודים____ מתוך דרכון ישראלי שמספרו ____".
כפי שנקבע בישראל בתקנות לביצוע אמנת האג (ביטול אימות מסמכי חוץ ציבוריים), תשל"ז- 1977, כאשר מבקשים להשתמש במסמך ציבורי שהונפק על ידי מדינת ישראל/ ע"י נוטריון ישראלי, יש לאשר את תוקף חתימת הרשות/ הנוטריון.
אם מדובר במסמך ציבורי שהונפק על ידי מדינת ישראל (תעודת לידה, רישיון נהיגה), יש לגשת למשרד החוץ. פרטים בדבר אישור מסמכים על ידי משרד החוץ ניתן לברר באתר משרד החוץ בכתובת:
https://www.gov.il/he/departments/general/document_verification
אם מדובר באישור נוטריוני יש לאשר את חתימת הנוטריון ע"י מורשה אפוסטיל באחד מבתי המשפט בארץ.
נוטריון ישראלי רשאי לעשות פעולה נוטריונית בחו"ל, כאשר לפעולה הנוטריונית יש זיקה לישראל, כגון; ייפוי כוח לגבי מקרקעין בישראל או פעולה נוטריונית בחו"ל של אזרח ישראלי.
בדיון שהתקיים במשרד המשפטים ביום 8.3.11, בשאלת תוקפם של מסמכים שנערכו בחו"ל בידי נוטריון או עו"ד ישראלי, נקבע כי יש לפרש את הדין כמתיר פעולה בחו"ל, בכפוף למגבלות הדין החל במדינה בה פועל הנוטריון. יחד עם זאת, כל רשות בישראל יכולה לקבוע לעצמה את דרכי ההוכחה של מסמכים שנערכו בחו"ל.
יצוין, כי בדיון זה לא הוכרעה השאלה בדבר הסמכות לעריכת תצהיר בחו"ל, כיוון שתוקפו של התצהיר תלוי בשאלת תקפות האזהרה הניתנת מחוץ לתחומי מדינת ישראל.
אשר על כן, נוטריון ישראלי יכול לערוך מסמכים נוטריוניים בחו"ל, תוך מתן שימת לב לנקודות הבאות:
- הדין המקומי אינו שולל את הפעולה הן מבחינת הדין הנוטריוני המקומי והן מבחינת דיני המסמך מקומי;
- האישור הנוטריוני תקין ותקף מבחינת דיני הנוטריון הישראליים;
- המסמך תקף בישראל מבחינת הדינים האחרים הרלוונטיים לפעולה.
אופציות נוספות העומדות בפני הלקוח הן;
- חתימה על המסמך בפני נוטריון מקומי ואישור של חתימתו בחותמת אפוסטיל או חתימות אחרות (בשים לב האם המדינה חתומה על אמנת האג).
- חתימה בפני הקונסוליה הישראלית.
כמו כן, ככל שהמסמך נועד להצגה בפני רשות בישראל, יש לוודא מבעוד מועד כי הרשות אליה מיועד המסמך מכירה במסמכים מסוג ובנוסח הנערך.
יש לפעול כדלקמן:
1. את חתימת הנוטריון הלבנוני יש לאמת במשרד החוץ הלבנוני;
2. חתימת משרד החוץ הלבנוני תאומת ע"י נציג רשמי של מדינה שלישית שיש לה נציגות בלבנון והמקיימת יחסים דיפלומטיים עם ישראל, היינו שיש לה גם נציגות בישראל;
3. נציג ישראל במשרד החוץ הישראלי יאמת את חתימת משרד החוץ של המדינה השלישית או לחילופין יש לאמת את המסמך באישור אפוסטיל של המדינה השלישית.
תקנות לביצוע אמנת האג (ביטול אימות מסמכי חוץ ציבוריים), תשל"ז-1977, קובעות כי לגבי מסמך ציבורי שנערך או הוצא במדינת האמנה ושהאמנה חלה עליו יכול שתבוא תעודה לפי האמנה, במקום אימותו (סעיף 3).
על כן מסמך שנחתם ע"י נוטריון מקומי (בחו"ל) ואושר בחותמת אפוסטיל, הוא תקין וניתן לקבלו.
נוטריון מקומי (באותה מדינה זרה) מאשר את החתימה. לאחר מכן יש לאמת את החתימה במשרד החוץ המקומי, (לעיתים נדרש לאשר את החתימה במשרד המשפטים המקומי קודם לכן) ואת חתימת משרד החוץ המקומי לאמת בקונסוליה הישראלית במקום.
לא ניתן לתקן אישור נוטריוני שיצא ממשרדו של נוטריון.
על כן, הנוטריון יבקש מהלקוח להחזיר את האישור אליו, ירשום על שני ההעתקים הערה בכתב יד - כי האישור הנוטריוני מבוטל ואת הסיבה לביטולו (כגון טעות סופר) יחד עם התאריך ויוציא אישור חדש, עם מספר חדש ותאריך חדש.
בספר הנוטריונים יש לרשום את האישור החדש ולציין בהערה כי הוצא במקום האישור הישן יחד עם מספרו. ליד האישור המקורי יש לרשום כי הוא בוטל ובמקומו יצא אישור חדש יחד עם ציון מספר האישור.
כמובן אין לגבות שכר טרחה עבור הוצאת האישור החדש על פי פרט 1א.(א)(3) בתקנה 1 לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים) תשל"ט- 1978.
יש להשתדל להוציא את האישור החדש על סמך מסמך שייחתם מחדש על ידי הלקוח.
א. ביטול צוואה על ידי המצווה יכול להיעשות, לפי חוק הירושה, באחת מהדרכים הבאות:
- ביטול הצוואה במפורש באחת מהצורות לעשיית צוואה (סעיף 36(א) לחוק הירושה).
- ביטול הצוואה באמצעות השמדתה (סעיף 36(א) לחוק הירושה).
- עשיית צוואה חדשה (סעיף 36(ב) לחוק הירושה).
ב. הודיע המצווה לנוטריון על ביטול צוואתו, יבטל הנוטריון את אישור עשיית הצוואה שערך בהתאם לתקנה 5 לתקנות הנוטריונים, תשל"ז – 1977.
כאשר הנוטריון מבצע פעולה בישראל, חל סעיף 2 לתקנות הנוטריונים תשל"ז - 1977.
(א) נוטריון המתבקש לאמת חתימה על מסמך, לקבל ולאשר תצהיר או הצהרה אחרת או לאשר את עשייתה של פעולה אחרת על ידי אדם פלוני הניצב בפניו או לאשר שאדם פלוני חי, חייב תחילה לברר את זהותו של אותו אדם כמפורט בתקנה זו.
(ב) הוכחת הזהות היא באחת הדרכים האלה:
(1) בידיעה אישית של הנוטריון:
(2) בדרכון או בתעודת זהות המניחה את דעתו של הנוטריון, או בתעודה ציבורית אחרת שיש בה לדעת הנוטריון כדי לזהות את הניצב בפני והנושאת את תצלומו.
(ב1) על אף האמור בתקנת -משנה (ב), הוכחת הזהות של חותם על יפוי כוח לביצוע עיסקה במקרקעין היא בתעודת זהות או בדרכון בלבד.
(ג) הנוטריון יציין באישור הנוטריוני את הדרך שבה הוכחה זהותו של האדם שניצב בפניו.
אם הנוטריון מבצע פעולה בחו"ל, לגבי מסמך המיועד לשימוש בארץ, עליו לנהוג על פי החוק והתקנות הרלוונטיים בישראל, גם אם אמצעי הזיהוי במדינה בה הוא מבצע את הפעולה הם נוספים.
תקנה 2 לתקנות הנוטריונים, התשל"ז -1977 קובעת את דרכי בירור הזהות של מבקש האישור הנוטריוני:
- ע"י ידיעה אישית של הנוטריון,
- או ע"י דרכון או תעודת זהות,
- או בתעודה ציבורית אחרת שיש בה לדעת הנוטריון לזהות את הניצב בפני והנושאת את תצלומו.
כל זה למעט עסקאות במקרקעין
אשר על כן, על הפונה להוכיח בפניך את זהותו, ואם אין לו דרכון או תעודת זהות, הרי שבתעודה ציבורית אחרת המניחה את דעת הנוטריון, כך שאין לנוטריון ספק מי האדם העומד בפניו.
יש לשים לב כי כאשר מדובר בעסקאות מקרקעין יש להשתמש בתעודת זהות או בדרכון.
תקנה 18 לתקנות הנוטריונים, קובעת כי אישור נוטריוני ייחתם בידי הנוטריון ויוטבע בחותמו.
דוגמאות לחותם הנוטריון נמצאות בתוספת השלישית לתקנות הנוטריונים, תשל"ז- 1977 ואין לסטות מהדוגמאות הללו.
- בעיגול החיצוני של החותם צריכה להופיע המילה "נוטריון" בשלוש מארבע השפות: עברית, ערבית, אנגלית צרפתית - בכל שילוב שהוא.
- בעיגול הפנימי של החותם צריך להופיע שם הנוטריון בעברית ובלועזית. יש חובה לשם בעברית, והשפה הלועזית נתונה לשיקול דעת הנוטריון.
אין להחזיק שני חותמים שונים.
על שם הנוטריון להיות זהה לשמו בתעודת הזהות. במידה ולנוטריון יש מספר שמות, ניתן להסתפק בשם אחד בו הוא משתמש כעורך דין (ללא קיצורים בשם).
לא ניתן לתת שירותי נוטריון כשכיר בחברה. סעיף 27 לחוק הנוטריונים, תשל"ו – 1976, מציין כי: "במילוי תפקידו לא יעבוד נוטריון כשכיר".
אם הנוטריון אינו שכיר אלא עצמאי יש לבדוק האם ניתן יהיה לתת שירותי נוטריון לחברה עבורה עובד הנוטריון בשל ניגודי עניינים. על הנוטריון להיות עצמאי בעבודתו והוא מחויב לכל הצדדים הרלוונטיים למסמך הנוטריוני. ייתכן ועצמאות זו נפגעת כאשר ניתנים שירותי נוטריון עבור חברה המעסיקה את הנוטריון גם כעו"ד.
נוטריון צריך להיות עצמאי גם בפעולות וגם בשכר הטרחה. כאשר נוטריון הוא שותף במשרד עורכי דין הוא יכול להשתמש בחשבוניות של המשרד, אולם לציין על החשבונית שמדובר בשכ"ט נוטריון.
כאשר הוא שכיר ואינו שותף הוא אינו יכול להשתמש בחשבוניות של המשרד. במקרה זה יש לפתוח תיק נפרד של עוסק.
סעיף 4(ד) לתקנות הנוטריונים, מדבר על בירור הכשרות המשפטית וחופשיות הרצון, והתקנה קובעת כי "נוטריון לא ייתן אישור על עשיית פעולה אם בכל נסיבות העניין לא שוכנע שהניצב בפניו פועל מרצונו החופשי ושהוא מבין הבנה מלאה את משמעות הפעולה".
על כן אם יש לנוטריון חשש לגבי כשרותו הנפשית של הלקוח, עליו לוודא כי הלקוח אכן כשיר, ע"י אישור רפואי או ע"י חו"ד פסיכיאטר וכו'.
העתק האישורים הרפואיים יש לצרף לעותק שנשאר בידי הנוטריון.