חטיבת תפעול ומזכירויות

חטיבת תפעול ומזכירויות היא הגורם המקצועי האמון על פיתוח, הדרכה, הטמעה ובקרה של תהליכי עבודת מזכירויות בתי המשפט.

עובדי חטיבת תפעול ומזכירויות אמונים על מיסוד תהליכי עבודה מקצועיים ברמה מערכתית וארצית. תהליך זה מתבצע בשיתוף ותיאום עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים.

עובדי חטיבת תפעול ומזכירויות עוסקים בתחומים המקצועיים הבאים: אזרחי, פלילי, נוער, תעבורה, עניינים מקומיים, עניינים מנהליים, עבודה וענייני משפחה.
 

תחומי הפעילות העיקריים של חטיבת תפעול ומזכירויות:

מזכירויות

בכל אחד מבתי המשפט ברחבי הארץ, קיימת מזכירות. תפקידם של עובדי המזכירויות הוא לטפל בהיבטים המנהליים והטכניים הקשורים להליך המשפטי, מפתיחתו ועד סיומו. מזכירות בית המשפט אחראית על פתיחת ההליכים, קליטת המסמכים, יישום החלטות בית המשפט וכדומה. מזכירות בית המשפט היא הגורם המקשר בין בעלי הדין והגורמים האחרים בתיקי בתי המשפט, ובין השופט.

חטיבת תפעול ומזכירויות אחראית על הסדרת תהליכי העבודה המתבצעים במזכירויות בתי המשפט, באמצעות פיתוח תהליכים, ניסוח נהלים, הוראות עבודה וכללים – תוך שימת דגש על הוראות החוק והתקנות.
במסגרת זו, מקיימים מנהלי התחומים המקצועיים בחטיבה (תחום אזרחי, פלילי, משפחה, תעבורה, נוער, עבודה ועוד), תהליכי תיאום מול משרדי ממשלה, רשויות וגופים נוספים הפועלים מול מזכירויות בתי המשפט.

מנהלי התחומים בחטיבה מעניקים תמיכה מקצועית שוטפת, ומענה לסוגיות הקשורות לעבודת המזכירות, תוך קיום תהליכי חשיבה ואיתור צרכים.

חטיבת תפעול ומזכירויות מקיימת באופן שוטף תהליכי למידה ובקרה מקצועיים, במטרה להטמיע תהליכים בצורה מיטבית, ולייעל את השירות הניתן לשופטים ולציבור.

שירות

מתן שירות מקצועי ואדיב לאזרח ולציבור באי בתי המשפט עומד בבסיס העקרונות של הנהלת בתי המשפט. חטיבת תפעול ומזכירויות פועלת באופן מתמיד לפיתוח, תמיכה והרחבת ערוצי השירות השונים על-פי ערכי הליבה הארגוניים.

במסגרת זו, מופעלים ערוצי שירות שונים ומגוונים:
 

מדורי שירות לקהל
הוקמו מדורי שירות לקהל, שבהם ניתן שירות פרונטאלי לבאי בתי המשפט.
 

מרכז מידע ארצי 
מתן מידע כללי ומידע מתיקי בתי המשפט באמצעות הטלפון פנייה טלפונית למרכז המידע או הצ'אט.
המידע מתיקי בתי המשפט נמסר בהתאם לכללי אבטחת מידע ושמירה על צנעת הפרט, לאחר קיום תהליך הזדהות.
 

הנגשת ההליך המשפטי לציבור
הרשות השופטת רואה חשיבות עליונה בהנגשת בתי המשפט והשירות הניתן בהם לציבור האנשים עם מוגבלות, בהתאם לתקנות שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות (התאמות נגישות לשירות), תשע"ג-2013.

 בין היתר, מתקיימות בנושא זה הפעולות הבאות:

• נוהל מזכירויות: הנגשת בתי המשפט לאנשים עם מוגבלות 
   
• בקשה ותצהיר לקבלת התאמת נגישות בהליכים משפטיים
   
• סיוע טכני (ולא סיוע משפטי) במילוי טפסים - השירות מיועד לציבור הבלתי מיוצגים הזקוקים לסיוע, במסגרת פרויקט "קשרי קהילה".
  שירות מתן סיוע לבלתי מיוצגים,  במסגרתו מפעילה חטיבת תפעול ומזכירויות מערך מתנדבים, בעמדות העומדות לשירות הקהל הרחב
   
• מתן סיוע משפטי דחוף לבלתי מיוצגים - בשיתוף עם הסיוע המשפטי במשרד המשפטים. במספר בתי משפט פועלות עמדות עורכי דין, ובעמדות אלה, יכולים בעלי דין לא מיוצגים לקבל סיוע משפטי בנושאים דחופים. קבלת הסיוע נעשית בכפוף לעמידה בתנאים לקבלת סיוע כאמור, כפי שמפורטים בסיוע המשפטי במשרד המשפטים
   
• אספקת שירותי תרגום לדיונים לשפות שונות - השירות מסופק בהתאם להחלטות בית המשפט, להלן הודעה בדבר הצורך בהזמנת מתורגמן 
   
• גישה לבעלי דין לעיון וצפייה בתיקיהם - השירות מאפשר לבעל דין לעיין ולצפות בתיק בית המשפט בעניינו באמצעות אתר הרשות השופטת, להלן
  הודעת עיון בתיק בית משפט
   
• גישה למי שאינו בעל דין לעיון וצפייה בתיקים משפטיים -  השירות מאפשר למי שאינו בעל דין בתיק להגיש בקשה לעיין בו. הבקשה תועבר להחלטה שיפוטית, להלן בקשת עיון בתיק בית משפט
   
• מידע באתר הרשות השופטת - באתר הרשות השופטת, המונגש לאנשים עם מוגבלויות, מפורסמים דפי הסבר ומידע בדבר השירותים הניתנים בבתי המשפט. חטיבת תפעול ומזכירויות פועלת להעשרת ועדכון המידע המפורסם לציבור הרחב. יובהר שמטרת המידע המפורסם באתר היא לסייע לבעל דין במפגש עם בית המשפט, ואין לראות במידע משום ייעוץ משפטי
   
• אפוסטיל
  אפוסטיל הוא תהליך אימות מסמכים ציבוריים בידי נוטריון. אימות המסמכים הציבוריים נדרש לצורך הכרה בתוקפם במדינה אחרת מזו שבה הונפקו, כאשר אימות חתימת נוטריון ניתן על גבי תעודות ומסמכים המיועדים להעברה למדינות אחרות. 

תפעול

חטיבת תפעול ומזכירויות ממונה על ניהול היבטים מקצועיים הקשורים לתפעול בתי המשפט, במגוון תחומים. במסגרת זו פועלים נציגי החטיבה למול חברות המספקות את שירותי התפעול, בכל הקשור למיפוי צרכים רלוונטיים לבתי המשפט, הגדרת יעדים ובקרה על מימושם, תיאום תהליכי עבודה בין החברות ובין מזכירויות בתי המשפט, ניהול בקרה אחר עמידה בדרישות המכרזים ואיכות השירות, העברת תשלומים ועוד.

להלן פירוט תחומי התפעול המטופלים על ידי החטיבה:

ועדות שחרורים - ועדות השחרורים פועלות מכוח חוק שחרור על תנאי ממאסר התשס"א 2001, בתוקף מיום 1/1/2002. תפקיד ועדת השחרורים להחליט האם ראוי האסיר לשחרור על תנאי על פי שיקולים של נסיבות העבירה וחומרתה, הרשעות קודמות, רמת מסוכנות לשלום הציבור, סיכוי שיקום האסיר, התנהגותו בכלא ועוד.

תרגומים - הנהלת בתי המשפט מספקת שירותי תרגום לכל שפה נדרשת, לרבות לשפת הסימנים, במקרים הרלוונטיים בכפוף להחלטה שיפוטית. להלן הודעה בדבר הצורך בהזמנת מתורגמן.

הקלטות - הנהלת בתי המשפט מספקת שירותי הקלטת הדיונים, לפי החלטת שופט. ההקלטה מתבצעת על-ידי חברה חיצונית. ההקלטות מועברות לתמלול, המתויק בתיק בית המשפט.

דיוור - ניהול ותפעול מערך הדיוור וההמצאה לבעלי הדין.

ניהול רשומות
בין היתר, מתקיימות בנושא זה הפעולות הבאות: 

• ניהול  - ניהול גניזת הרשומות והתיקים המשפטיים הסגורים ואבטחתם במגנזות הפרטיות, בארכיוני בתי המשפט, לרבות שמירתם לצמיתות של תיקים בעלי עניין ציבורי בארכיון המדינה
   
• ביעור - ביעור הרשומות והתיקים על פי דין והפקת אישורי ביעור
   
• סיוע - למבקשים, ניתן סיוע באיתור תיקים ישנים בארכיון המדינה, מגנזות פרטיות ובארכיוני בתי המשפט, בהתאם לתקנות העיון בתיקי בתי משפט.
  להלן השירותים הניתנים בתחום זה:

1. דף מידע המנחה כיצד לבצע הזמנה או עיון בתיק עזבונות ישן.
    
2. הגשת בקשה לקבלת העתק מאושר של ייפוי כח/תעודה של הנוטריון הציבורי מארכיון המדינה.
    
3. בקשה להזמנת תיק/ים בית משפט (נייר) מארכיב בית משפט.