לומדה לניהול ידע בארגון

0%
  • דף פתיחה
  • מטרת הלומדה 
  • הארגון הלומד
  • סקר צרכני ידע
  • ניתוח רשתות חברתיות
  • קהילות ידע
  • ראיון עזיבה 
  • WIKI ארגוני
  • בואו נסכם..

לומדה לניהול ידע בארגון

אגף בכיר למידה ורווחה ארגונית


לומדה יישומית בה תקבלו כלים פרקטיים לתהליכי ניהול ידע בארגון.
הלומדה הינה מודולרית ומחולקת לפרקים,
ע"י לחיצה על רשימת הפרקים תוכלו לצפות בשמות הפרקים ולעבור ביניהם לבחירתכם.
לומדה זו מבוססת על מדריך ניהול הידע של אגף מחקר, תורה וניהול ידע  
באדיבות המטה ליישום הרפורמה, נציבות שירות המדינה.


logo

דף פתיחה

פרק 8 / 1

מטרת הלומדה 

בעידן הטכנולוגי של היום, כלים ותהליכים של ניהול ידע נדרשים בכל ארגון על מנת לאפשר מיצוי ידע קיים וייבוא ידע חדש מן החוץ.

הידע הארגוני הוא אחד המשאבים החשובים ביותר בארגון. היתרון היחסי של ארגון על פני מתחריו, נקבע לרוב לפי המומחיות והניסיון שצבר הארגון בתחום פעילותו.

לומדה זו נועדה להסביר מהו ניהול ידע, ואיך מנהלים את הידע נכון.

אגף בכיר למידה ורווחה ארגונית, בנציבות שירות המדינה, משתף בלומדה העשרתית זו את כלל עובדי הממשלה, על מנת להנגיש את ניהול הידע בצורה פרקטית ונוחה.

תודתנו ליעל סופר, מאגף למידה ורווחה ארגונית בנציבות שרות המדינה, על פיתוח הלומדה.



לפרק הבא:

הארגון הלומד

לפרק הקודם

פרק 8 / 2

הארגון הלומד


בעידן הנוכחי, בו קצב השינויים בסביבה הולך וגובר, ארגונים נדרשים לאמץ יכולות הסתגלות והתמודדות עם שינויים בכדי להבטיח את הישרדותם.

על מנת לאמץ יכולות אלו על הארגון לסגל למידה כחלק מהתרבות הארגונית.

מרכיבי הארגון הלומד -

  • שיתוף בידע

  • הפקת לקחים

  • תרבות למידה


מהו ידע ?

בכל ארגון קיים ידע רב החיוני לפעילות ולהתפתחות הארגון, חלק מן הידע מצוי במקומות פורמאליים כגון מסמכים ונהלים, וחלק מהידע נמצא אצל העובדים בארגון, מתוך הניסיון והתובנות שצברו לאורך הדרך.

סוגי ידע - להרחבה בנושא לחצו על התמונות.

קלף ראשי:

ידע גלוי

ידע הניתן להציג במילים, מספרים או סימנים.

ניתן לשמירה בצורה אלקטרונית, כתובה ומוקלטת וניתן להעברה בקלות, ללא תלות ביצרן המידע.



קלף ראשי:

ידע סמוי

ידע מניסיון, מיומנויות, מחשבות ורעיונות המצוי בעיקר בראשם של העובדים, כך שאינו מוחשי.

העברת המידע תלויה ביצרן המידע ומועברת ישירות דרכו.


מהו ניהול ידע?

אסטרטגיה ניהולית שנועדה למצות באופן מושכל את הידע הקיים ולייצר ידע חדש, במטרה שהידע הנכון יהיה מצוי בידי האנשים הנכונים, בזמן ובמקום הנכונים, כך שיוכלו לבצע את עבודתם בצורה היעילה ביותר.

תהליך זה תורם לשיפור פעילותו של הארגון ומאפשר לו לממש את החזון והיעדים הארגוניים.



תהליכי ניהול ידע בארגון

ניתן לסווג את תהליכי הידע המתבצעים בארגון לשלוש קבוצות מרכזיות-


שלוש תשתיות להטמעה ויישום ניהול ידע-

תשתית אנושית

ניהול הידע עוסק באנשים, בידע ובניסיון שצברו, ושואף לקדם בארגון תרבות של שיתוף ולמידה.

תשתית טכנולוגית

מערכות טכנולוגיות תומכות מסייעות בביצוע תהליכי ניהול ידע.

תשתית תהליכית

על ניהול הידע להיות מוטמע כחלק בלתי נפרד מהתהליכים הארגוניים
!

את הידע יש לנהל בצורה נכונה, שתאפשר לעובדים ולעתים אף ללקוחות, לגשת אליו, 'לשלוף' אותו בקלות ולעשות בו שימוש נכון ויעיל.

ניהול ידע ב- 87 שניות בסרטון הבא-


בחמשת הפרקים הבאים נציג בפניכם כלים יישומיים לניהול ידע בצורה אפקטיבית בארגון.



לפרק הבא:

סקר צרכני ידע

לפרק הקודם

פרק 8 / 3

סקר צרכני ידע

כלי אבחוני המאפשר לבחון באופן שיטתי את המצב העדכני של משאבי הידע הקיימים ואת מיקומם בארגון.

הסקר בוחן את התרבות הארגונית ואת רמת ההיערכות של הארגון בהיבטי ניהול ידע.

  • בשלב הראשון - הכלי משמש לסיוע בגיבוש אסטרטגיית ניהול ידע ובבחירת נקודות התערבות ראשונות בהתאם לפערים המשתקפים ממנו.

  • בשלב השני - הסקר מבוצע תקופתית ועשוי לשמש ככלי יעיל לבחינת ההתקדמות וההשפעה של מאמצי ניהול הידע בארגון. 


כיצד מבצעים סקר צרכני ידע?

1. שלב תכנון הסקר

א. קביעת היקף הסקר

18/22

בשלב זה נבחן האם הסקר הינו כלל אירגוני, על מנת לקבל תמונת מצב כללית, או שנבחר אזורי פעולה ספציפיים לבחינה בארגון.

ב. מתודולוגיית פעולה

20/22

בחירת מתודולוגיית פעולה - שאלונים, קבוצות מיקוד, ראיונות אישיים או שילוב שלהם. 

הבחירה תיעשה בהתאם למאפייני קבוצת הסקר ובהתאם לתרבות הארגונית

ג.ניסוח שאלות הסקר

18/22

יש לנסח שאלות המתאימות להקשר הארגוני בו מבוצע הסקר.

השאלות יעסקו בהיבטים של הידע הקיים, שימורו ומיקומו בארגון, בידע הנדרש לעובדים ולפעילותם, ובתיעוד ושיתוף הידע.

מכיוון שידע עלול להיות קשה לניסוח במילים, ולוודא שמתרכזים בידע חיוני, מומלץ למקד שאלות בהקשר של יעדים ומשימות שוטפות של העובדים.


2.שלב ביצוע הסקר - על הסקר להיות קצר וממוקד

נסחו שאלות ברורות ונוחות למשתמש, העדיפו שאלות אמריקאיות על שאלות פתוחות, על מנת להקל על ניתוח התשובות.


3. שלב הסקת המסקנות -

התוצר של הסקר הוא מפת הידע של הארגון המשקפת את נכסי הידע הקיימים ומיקומם.

בשלב זה יש לנתח את הפערים שעולים מהשוואת צרכי הידע לידע הקיים בארגון ולבנות תוכנית פעולה בהתאם.

התהליך חייב להסתיים עם תוכנית עבודה מעשית, לרבות הגדרת האחראי ליישום ומדדי בקרה.

!

מרבית הידע הארגוני המשמעותי הוא סמוי ועל כן קשה יותר לאיתור והערכה. השקיעו זמן ומשאבים למיפוי הידע הסמוי ומקורותיו.

איך נכין סקר ? בקלות !

2 אפשרויות נגישות ופשוטות להכנת סקרים


  • מערכת הסקרים של ממשל זמין (בדקו מול אחראי המחשוב בארגון האם המערכת קיימת אצלכם )

  • Google forms

האם לדעתך שאלות הסקר צריכות להיות ממוקדות יעדים ומשימות העובדים ?

כן

לא 

תשובה נכונה

נכון! השאלות צריכות להיות מותאמות להקשר הארגוני בו מבוצע הסקר ולעסוק בהיבטים של הידע הקיים ומיקומו, הידע הנדרש והתרבות הארגונית, על מנת להתרכז בידע החיוני לנו.

תשובה לא נכונה

בחרתם תשובה לא נכונה, במידה והשאלות לא יהיו ממוקדות יעדים ומשימות העובדים, נקבל מידע שאינו חיוני עבור מטרה הסקר.

לפרק הבא:

ניתוח רשתות חברתיות

לפרק הקודם

פרק 8 / 4

ניתוח רשתות חברתיות

כלי למיפוי וניתוח נתיבים דרכם זורם מידע בין אנשים וקבוצות בארגון.

מיפוי הרשתות החברתיות מציג את רשת הקשרים הלא רשמיים

התרשים מציג גרפית-

  • מי מקבל מידע ממי בארגון?

  • מי משמש כמומחה ידע בארגון?

  • אילו קבוצות פועלות באופן מבודד מבלי לשתף אחרים בידע?


התועלות הצפויות משימוש בכלי-

מה לדעתך יתרונות הכלי ?

תשובה נכונה

יופי כל הכבוד!

תשובה לא נכונה

בחרתם תשובה לא נכונה

שלבים בניתוח רשתות חברתיות-

1.שלב תכנון היקף המיפוי והניתוח

בשלב זה נבחן האם היקף הניתוח הינו כלל ארגוני או קבוצתי, לפי המבנה הארגוני/עולם התוכן.
כאשר נבחר בקבוצה מסוימת נוודא כי כל העובדים הרלוונטיים נכללים בתהליך.

2.שלב איסוף הנתונים

שתי שיטות עיקריות למיפוי -
א. דיווח של העובדים - למשל ע"י שאלון המתייחס לשאלות לגבי העברות מידע בעבודתם השוטפת
ב. שימוש בכלים אוטומטיים למעקב אחרי זרימת ידע.

3.שלב עיבוד הנתונים

הנתונים מוזנים לתוכנה ייעודית המציגה באופן גרפי את חברי הקבוצה או הארגון ואת מערכת הקשרים ביניהם.
ברך זו נזהה קשרים חזקים, קשרים חלשים ו"חורים ברשת", מי הם מוקדי הידע ואילו אזורים מתנהלים בצורה מבודדת.

4.שלב סיכום והסקת מסקנות

ניתוח מעמיק של התמונה המתקבלת וזיהוי מקומות להתערבות.

רשתות חברתיות הניתנות לניתוח-

צ'אטים 

img

img

דואר אלקטרוני

פייסבוק 

img

!

טיפ לדרך! 

ניתוח רשתות חברתיות מציג את התמונה האמתית המתקיימת בארגון בהיבט של זרימת ידע ומידע.

מצב בו התמונה המתקבלת שונה מהמבנה הארגוני הרשמי, עשוי להצביע על כשל ארגוני.


רוצים ללמוד קצת יותר על רשתות חברתיות בארגון? כנסו לסרטון הקצר הבא-

לפרק הבא:

קהילות ידע

לפרק הקודם

פרק 8 / 5

קהילות ידע

קבוצת אנשים בעלי אתגרים או אינטרסים משותפים, המתכנסות לצורך שיתוף בידע ויצירת ידע חדש.


יתרונות הכלי - 

  • בניית רשת קשרים המחברת בין מומחים מקצועיים ופותחת הזדמנויות לשיתופי פעולה 

  • למידה מתמשכת באמצעות פלטפורמה קבועה למפגשים בין עמיתים 

  • חילופי מידע ותיאום בין מחלקות  המונע כפילויות, חזרה על טעויות ובזבוז משאבים.

  • העלאת רעיונות ופתרון בעיות תוך פרק זמן קצר יחסית

  • דיון ומתן משוב על שיטות עבודה המאפשר חדשנות בארגון

סוגי קהילות - להרחבה לחץ על התמונות

קלף ראשי:

קהילות אד-הוק

מתן מענה לצורך משימה ספציפית

מתכנסת לתקופה קצובה עד סיום הפעילות.

קלף ראשי:

קהילות מקצועיות

מטרתן החלפת רעיונות וידע מקצועי, על בסיס מתמשך וארוך טווח.

הפעלת קהילות ידע 

מחזור החיים של קהילת ידע כולל 5 שלבים -

1.זיהוי הצורך/הפוטנציאל

הגדרה ברורה של הצורך עליו הקהילה מתבקשת לענות, זיהוי משתתפים רלוונטיים והגדרת היקף ושיטות הפעולה.

2.גיבוש הקהילה

יצירת אמון בין חברי הקהילה על מנת לאפשר פתיחות ושיתוף, רתימה והנעה של חברי הקבוצה להשתתפות פעילה.

3.הגעה לבשלות

הקהילה מקבלת חיים משל עצמה.
נוצר שיח ער המחייב תיעוד וארגון הידע הנוצר בקהילה.

4.שימור

יש להיות עם "אצבע על הדופק" על מנת לשמר רמת פעילות גבוהה.
לעיתים יש צורך בריענון הקהילה בחברים חדשים.

5.דעיכה

הקהילה מסיימת לתפקד כקהילה מסיבות שונות 
!

טיפ לדרך !

טיפוח נכון של קהילת ידע צריך לשמור על איזון עדין בין ניהול הקבוצה לבין מתן האפשרות להתנהלות חופשית

 
 

באיזו מידה היית רוצה לקחת חלק בקהילת ידע?

 
☆
★
5
☆
★
4
☆
★
3
☆
★
2
☆
★
1
 

רוצים ללמוד יותר על ניהול קהילות ידע מקצועיות? כנסו למדריך שהקמנו עבורכם -10 טיפים לניהול קהילות מקצועיות.

המדריך המלא


ניהול קהילת ידע גם בקבוצות הוואטס אפ! 

המדריך המלא של משרד העבודה והרווחה וג'וינט ישראל תבת, בקובץ המצורף -

המדריך המלא
img

img

img

לפרק הבא:

ראיון עזיבה 

לפרק הקודם

פרק 8 / 6

ראיון עזיבה 


כלי המיועד לשימור הידע של העובד המתעד לעזוב את תפקידו או את הארגון.


יתרונות הכלי -

  • שימור ידע של עובד שלמרות שעוזב צבר ידע וניסיון במהלך עבודתו 

  • קיצור תקופת הלמידה של העובד החדש הנכנס לתפקיד

  • מניעת חזרה על טעויות עבר והמצאת הגלגל מחדש

  • מניעת אבדן של ידע ייחודי המצוי בידי העובד בלבד

  • הזדמנות למתן הוקרה והערכה לעובד שצבר ניסיון ועשייה בארגון  

שלבים בביצוע ראיון עזיבה -

1. שלב התכנון

קביעת השאלות והתנאים המתאימים לביצוע הריאיון מבחינת מיקום, זהות המראיין, העיתוי וכד'

2.שלב ביצוע הריאיון

יכלול התייחסות לשני סוגי ידע-
א. ידע מקצועי - הקשור לתחום התמחותו, תובנות מניסיון שצבר, ועצות כיצד לבצע את תפקידו בצורה יעילה
ב. ידע משלים- ידע אודות אנשים וגורמים שהעובד מצוי עימם בקשר במסגרת התפקיד, רשימת מערכות ממוחשבות אשר בשימוש במסגרת עבודתו והנחיות לתפעולן, מקורות מידע בהם נעזר ופרטים נוספים הנראים לו כחשובים לציון.

3.שלב הסקת המסקנות

מהן הפעולות שנדרש לבצע בעקבות הריאיון ומהם התכנים מתוך הריאיון שיש להעביר הלאה ולמי.

!

הדרך היעילה ביותר לביצוע ראיון עזיבה היא בצורה פרונטאלית, מראיין מול העובד העוזב.

ניתן להסריט, להקליט או להעלות על כתב את סיכום הדברים.

שימו לב - עזיבה של עובד הינה אירוע רגיש בין אם נעשית עקב פרישתו, רצונו של העובד ועל אחת כמה וכמה כשנעשית בניגוד לרצונו.

יש צורך לקחת את המורכבות והרגישות הזו בעת תכנון ריאיון העזיבה.

בחרו מראיין שלעובד העוזב יהיה נוח לחלוק איתו מידע!


  • היי, מה קורה?

    שמעתי שרונן, עדי ואייל עוזבים בקרוב

    לא כדאי שנתאם להם ראיונות עזיבה?

  • היי, הכל בסדר.

    זו בעיה.. ראיון עזיבה דורש הרבה משאבים ואין לנו זמן לראיין את כולם..

    נראה לי שנצטרך לבחור רק אחד מהם..

  • אז איך נבחר למי מהם לעשות ..??

    זה נראה לי חשוב..

  • יש נוהל מסודר במחלקה לגבי איזה תפקידים ובאילו קריטריונים יש תועלת גבוהה יותר בראיון עזיבה 

  • נבדוק לפיו ונחליט.

  • אוקיי 

נדרש לבצע הליך מקדים בו ייקבע מי הם העובדים/התפקידים שיש תועלת רבה יותר בשימור הידע שלהם (למשל- עובדים בעלי ותק רב, ידע ייחודי, מבצעים יחידים)

!

הסבירו לעובד העוזב את חשיבות שימור הידע הנצבר ותרומתו לארגון, על מנת לעודד שיתוף פעולה.

לפרק הבא:

WIKI ארגוני

לפרק הקודם

פרק 8 / 7

WIKI ארגוני

מרחב עבודה אינטרנטי שיתופי המאפשר לכלל עובדי הארגון להוסיף, להסיר ולערוך תכנים מקצועיים.


יתרונות הכלי -

  • יצירת מאגר מידע ארגוני המורכב מהידע והתובנות של כלל עובדי הארגון 

  • כתיבת תוכן משותפת ע"י גורמים הנמצאים במקומות גיאוגרפיים שונים

  • מערכת פשוטה ונוחה המעודדת את המשתמש לצרוך ולשתף בידע, כך מקדמת יצירת ידע חדש בארגון

  • שמירה על עדכניות המידע באופן מידי ומקוון

  • גמישות במבנה הידע ללא מחויבות למבנה היררכי נוקשה

כיצד מנהלים Wiki ארגוני?

1. שלב התכנון

א. הגדרת עולמות התוכן
ב. הגדרת מדיניות אבטחת מידע
ג. בחירת מנהל אתר ואחראי תחזוקה
ד. הזנת תכנים בטרם ההשקה הרשמית של האתר

2. שלב התחזוקה

יש להתמיד בהנעת עובדים להשתמש בוויקי כמקור מידע ואפשרות לתרום מידע.
מומלץ להביע הערכה והוקרה לעובדים התורמים באופן קבוע בשיתוף ידע.  

מדיה-ויקי היא כלי ליצירת אתרי ויקי, מבוססת קוד פתוח וחופשית לשימוש. היא מתוחזקת, מפותחת ומופצת ע"י קרן ויקי מדיה, שתומכת גם בוויקיפדיה, ויקי ציטוט ופרויקטים נוספים מבוססי מדיה-ויקי. כל אחד ואחת בעולם יכול להתקין מדיה-ויקי על שרת או על מחשב אישי, וליצור ויקי חדש. קיימות פלטפורמות נוספות לאתרי ויקי, למשל פלטפורמות ווביות כגון Wikia ו- Wikispace.


(מתוך אתר - https://maayanalexander.com/2016/01/31/wiki/)

https://maayanalexander.com/2016/01/31/wiki/
!

טיפ לדרך!

תנאי הכרחי להצלחתו של Wiki, כמו גם יתר הכלים, הוא תרבות ארגונית של שיתוף פעולה ופתיחות.


לפרק הבא:

בואו נסכם..

לפרק הקודם

פרק 8 / 8

בואו נסכם..

img

img

img

כלים ותהליכים של ניהול ידע המוטמעים בארגון, מאפשרים לו למצות את הידע הקיים ולייבא ידע חדש, ובכך לאפשר ולהזין את תהליכי הלמידה הארגונית לטובת פיתוחו של הארגון ומענה מיטבי לצרכי לקוחותיו.

לומדה זו מבוססת על מדריך ניהול הידע של אגף מחקר, תורה וניהול ידע, המטה ליישום הרפורמה, נציבות שירות המדינה.
​למדריך המלא וכלים נוספים -

למדריך המלא

למדריך 10 טיפים לניהול קהילת ידע מקצועית -

למדריך המלא

מיני קורס ניהול ידע - חוזרים ליסודות של קרן שניידר

ניהול ידע- חוזרים ליסודות
 
 

תנו לנו ציון בכוכבים

עד כמה נהנית ולמדת מלומדה זו ?

 
☆
★
5
☆
★
4
☆
★
3
☆
★
2
☆
★
1
 

עוד לא סיימנו

על מנת לסיים את הלומדה חייב לעבור על כל החומר

זהו הגענו לסוף

סיום הלמידה

logo logo

סיימת בהצלחה את
לומדה לניהול ידע בארגון